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惠州学院会计基础工作事项有关规定

  [更新:2017/05/16 23:09:42]   阅读:188人次  

第一章 会计基础工作有关规定

为了加强会计基础工作,建立规范的会计工作秩序,提高会计工作水平,根据《中华人民共和国会计法》的有关规定,结合我院实际情况,制定本规范。

一、原始凭证的基本要求

(一)原始凭证的内容必须具备:凭证的名称;填制凭证的日期;填制凭证单位名称或者填制人姓名;经办人员的签名或者盖章;接收凭证单位名称;经济业务内容;数量、单价和金额。每张单据需由经手人、验收人(证明人)签名。

(二)从外单位取得的原始凭证,必须盖有填制单位的公章;从个人取得的原始凭证,必须有填制人员的签名或者盖章;自制原始凭证必须有经办单位领导人或者其指定的人员签名或者盖章;对外开出的原始凭证,必须加盖本单位公章。

(三)凡填有大写和小写金额的原始凭证,大写与小写金额必须相符;购买实物的原始凭证,必须有验收证明;支付款项的原始凭证,必须有收款单位和收款人的收款凭据。

(四)一式几联的原始凭证,应当注明各联的用途,只能以一联作为报销凭证。一式几联的发票和收据,必须用双面复写纸(发票和收据本身具备复写纸功能的除外)套写,并连续编号。作废时应当加盖“作废”戳记,连同存根一起保存,不得撕毁。

(五)发生销货退回的,除填制退货发票外,还必须有退货验收证明;退款时,必须取得对方的收款收据或者汇款银行的凭证,不得以退货发票代替收据。

(六)职工公出借款凭据,必须附在记账凭证之后;收回借款时,应当另开借款结算单,不得退还原借款收据。

(七)经上级有关部门批准的经济业务,应当将批准文件作为原始凭证附件:如果批准文件需要单独归档的,应当在凭证上注明批准机关名称、日期和文件字号。

(八)原始凭证不得涂改、挖补。发现原始凭证有错误的,应当由开出单位重开或者更正,更正处应当加盖开出单位的公章。

二、记账凭证的基本要求

(一)记账凭证的内容必须具备:填制凭证的日期;凭证编号;经济业务摘要;会计科目;金额;所附原始凭证张数;填制凭证人员、稽核人员、记账人员、会计机构负责人、会计主管人员签名或者盖章。收款和付款记账凭证还应当由出纳人员签名或者盖章。

以自制的原始凭证或者原始凭证汇总表代替记账凭证的,也必须具备记账凭证应有的项目。

(二)填制记账凭证时,应当对记账凭证进行连续编号。一笔经济业务需要填制两张以上记账凭证的,可以采用分数编号法编号。

(三)记账凭证可以根据每一张原始凭证填制,或者根据若干张同类原始凭证汇总填制,也可以根据原始凭证汇总表填制。但不得将不同内容和类别的原始凭证汇总填制在一张记账凭证上。

(四)除结账和更正错误的记账凭证可以不附原始凭证外,其他记账凭证必须附有原始凭证。如果一张原始凭证涉及几张记账凭证,可以把原始凭证附在一张主要的记账凭证后面,并在其他记账凭证上注明附有该原始凭证的记账凭证的编号或者附原始凭证复印件。一张原始凭证所列支出需要几个单位共同负担的,应当将其他单位负担的部分,开给对方原始凭证分割单,进行结算。原始凭证分割单必须具备原始凭证的基本内容:凭证名称、填制凭证日期、填制凭证单位名称或者填制人姓名、经办人的签名或者盖章、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价、金额和费用分摊情况等。

(五)如果在填制记账凭证时发生错误,应当重新填制。已经登记入账的记账凭证,在当年内发现填写错误时,可以用红字填写一张与原内容相同的记账凭证,在摘要栏注明“注销某月某日某号凭证”字样,同时再用蓝字重新填制一张正确的记账凭证,注明“订正某月某日某号凭证”字样。如果会计科目没有错误,只是金额错误,也可以将正确数字与错误数字之间的差额,另编一张调整的记账凭证,调增金额用蓝字,调减金额用红字。发现以前年度记账凭证有错误的,应当用蓝字填制一张更正的记账凭证。

(六)记账凭证填制完经济业务事项后,如有空行,应当自金额栏最后一笔金额数字下的空行处至合计数上的空行处划线注销。

三、填制会计凭证,字迹必须清晰、工整,并符合下列要求

(一)阿拉伯数字应当一个一个地写,不得连笔写;阿拉伯金额数字前面应当书写货币币种符号或者货币名称简写和币种符号;币种符号与阿拉伯金额数字之间不得留有空白;凡阿拉伯数字前写有币种符号的,数字后面不再写货币单位。

(二)所有以元为单位(其他货币种类为货币基本单位,下同)的阿拉伯数字,除表示单价等情况外,一律填写到角分;无角分的,角位和分位可写“00”,或者符号“--”;有角无分的,分位应当写“0”,不得用符号“-”代替。

(三)汉字大写数字金额如零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿等,一律用正楷或者行书体书写,不得用0、一、二、三、四、五、六、七、八、九、十等简化字代替,不得任意自造简化字。大写金额数字到元或者角为止,在“元”或者“角”字之后应当写“整”字或者“正”字;大写金额数字有分的,分字后面不写“整”或者“正”字。

(四)大写金额数字前未印有货币名称的,应当加填货币名称,货币名称与金额数字之间不得留有空白。

(五)阿拉伯金额数字中间有“0”时,汉字大写金额要写“零”字;阿拉伯数字金额中间连续有几个“0”时,汉字大写金额中可以只写一个“零”字;阿拉伯金额数字元位是“0”,或者数字中间连续有几个“0”、元位也是“0”但角位不是“0”时,汉字大写金额可以只写一个“零”字,也可以不写“零”字。

四、记账凭证的装订

(一)当天记账凭证应连同当天科目汇总表、现金银行日报表及所附原始凭证,按照标号顺序折叠整齐,按期装订成册,并加具封面,注明年度月份和起讫日期、起讫号码,由装订人在装订线封签处盖章。

(二)对数量过多的原始凭证,可单独装订保管,在封面上注明记账凭证日期编号,同时在记账凭证上注明“附件另订”和原始凭证名称及编号。

五、凭证的保管

(一)会计凭证应当及时传递,不得积压;

(二)会计凭证登记完毕后,应当按照分类和编号顺序保管,不得散乱丢失;

(三)记账凭证应当连同所附的原始凭证或者原始凭证汇总表,按照编号顺序,折叠整齐,按期装订成册,并加具封面,注明单位名称、年度、月份和起讫日期、凭证种类、起讫号码,由装订人在装订线封签处签名或者盖章;对于数量过多的原始凭证,可以单独装订保管,在封面上注明记账凭证日期、编号、种类,同时在记账凭证上注明“附件另订”和原始凭证名称及编号;各种经济合同、存出保证金收据以及涉外文件等重要原始凭证,应当另编目录,单独登记保管,并在有关的记账凭证和原始凭证上相互注明日期和编号;

(四)单独的原始凭证不得外借,如需借用原始凭证必须经会计主管人员批准方可提供复制并专设登记簿登记,由提供人员和收取人员共同签名或盖章;需要写证明材料的,只写与会计事项有关的证明,并经财务处长审批;特殊的证明材料,需留底保存;

(五)从外单位取得的原始凭证如有遗失,应当取得原开出单位盖有公章的证明,并注明原来凭证的号码、金额和内容等,由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位领导人批准后,才能代作原始凭证;如果确实无法取得证明,如火车、轮船、飞机票等凭证,由当事人写出详细情况,由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位领导人批准后,代作原始凭证。

六、会计账簿

(一)用计算机打印出来的会计账簿必须连续编号,审核无误,于年度终了后,装订成册,并填制账簿启用表;

(二)实行会计电算化,采用计算机记账,当天填制的记账凭证,当天结账,并打印当天的现金收付表和银行存款收付表,即时与库存现金核对无误,定期打印总账和明细账。

第二章 办理借款、还款会计事项有关规定

为了加强学院的财务管理,规范办事人员的借款、还款财务行为,现对有关事项作如下规定:

一、借款的规定

(一)凡本院在册正式职工因教学、科研、行政管理、后勤服务的需要,在学院分给本部门经费指标范围内,经一定程序的审批手续,均可借支公款;凡预借公款者,需认真填写财务处统一印制的惠州学院“借款单”。

(二)预借公款一律用于公务、业务开支。借款时注明用途,提供原始附件,如:会议通知、学习培训通知、合同、协议等。

(三)借款一般只限于预算规定范围内,凡超出年度经费预算指标或无预算的经费开支不得借款。

(四)借款须一借一清,前借未清,不能办理新的借款。

(五)若借款是转账支票,需由借款人写清楚收款单位名称(全称)、开户银行和账号附在借款单后面。由于借款人提供了错误的或不清楚的名称、账号或开户行而造成的经济损失,将追究借款人的赔偿责任。

二、报销单据的规定

(一)凡办理报销业务,需粘贴单据的,将原始凭证在财务处统一印制的“票据粘贴单”上整齐有序地粘贴;对于装订后不影响票据内容的原始单据(报销须知左边线至贴单左边沿),可从贴单左边沿顺着往右粘贴,单据上大下小;如装订后影响票据内容的原始单据则从报销须知左边线粘贴即可。

(二)报账结算的有关规定

1.借款偿还时,财务处不退还原借款单据。因为,借款和还回借款,是相互联系的两项经济业务,必须分别在会计账目上独自反映。对于按原额退回的借款,财务处另开收款收据与借款人结算;对于使用金额小于或大于借款金额的,财务处填制“借款结算单"与借款人结算;对于使用金额等于借款金额的,财务处填制借款结算单进行结算。

2.按《现金管理暂行条例》规定,严格遵守现金规定的使用范围。开支在1000元以上,不属于现金开支范围内项目,必须使用银行转账支票或银行汇款。

3.对于所有的借款和尚未借款须办理报账手续的,在办理完经济事项后及时到财务处办理报账手续,无正当理由逾期40天不办理结算报账手续无故占用公款的,由财务处通知人事处从其借款人工资中扣还;对于特殊情况须说明理由,由各部门分管(联系)院领导审批。

 

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