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惠州学院公务卡使用管理暂行办法

  [更新:2017/05/14 23:47:16]   阅读:138人次  

惠州学院公务卡使用管理暂行办法 

第一章 总则
    第一条 为进一步深化国库集中支付制度改革,规范财务管理,提高学院公务支出透明度,规避现金使用风险,根据广东省财政厅关于印发《广东省省级预算单位实行公务卡结算试点实施方案的通知》(粤财库〔2007〕15 号)和《关于实施省级预算单位公务卡强制结算目录的通知》(粤财库〔2012〕29 号)文件要求,结合学院实际,制定本办法。
    第二条 本办法适用于学院在职职工公务卡的管理。
    第三条 本办法所称公务卡,是指代理银行为学院工作人员发放的,具有一定的透支额度与免息期的,主要用于日常公务支出和财务报销业务的信用卡。公务卡按照发行对象分为个人公务卡(以下简称个人卡)和单位公务卡(以下简称单位卡)。个人卡是指学院在职人员持有的、以个人名义开立的,主要用于日常公务支出和财务报销业务的银行个人信用卡。凡学院正式在职工作人员均可根据工作需要,按照“个人申请,部门审核,学院审批,银行办理”的流程向学院指定公务卡发卡银行申领个人卡。个人卡实行“一人一卡”实名制管理,卡片和密码均由个人负责保管。持有个人卡的个人对所持个人卡具有相应的支配权利并承担相应法律责任。单位卡是以学院的名义开立的公务管理卡,按照行政事业单位专用存款账户进行管理,由学院财务处指定专人负责日常管理和使用,用于与个人卡之间的资金转账结算。
    第四条 公务卡结算是指学院在职教职工在日常公务消费支出中先使用个人卡刷卡消费,于规定的期限内按现行财务制度审核后,通过国库集中支付系统财政授权支付直接将报销费用转入个人卡上还款的结算方式。
    第五条 学院财政授权支付业务中原使用现金结算的公用经费支出,包括差旅费、会议费、招待费和 2 万元(以人民币为单位,下同)以下的零星购买支出等公务性支出,能够满足公务卡受理条件的,原则上均应使用公务卡结算。
    第六条 持有公务卡的工作人员(以下统称持卡人)应当妥善保管公务卡,规范使用公务卡办理公务支出的支付结算业务,并及时向学院财务处申请办理报销手续。
    第七条 学院财务处应当依托公务卡支持系统,认真审核公务卡报销事项。对于批准报销的公务卡消费支出,应当按规定时间,办理向公务卡的资金还款手续。
    第八条 学院公务卡的开户银行为零余额账户开户银行,即中国建设银行惠城支行。
第二章 公务卡的开立和日常管理
    第九条 公务卡实行免费开卡,在卡片有效期内免收年费,免费提供大额(500 元以上)交易短信通知服务,甲方在协议有效期内可免费使用公务卡报账支持系统。
    第十条 公务卡开立的基本程序:
    一)以院、部、处、系、中心(以下简称各单位)为单位,指派专人负责本部门的公务卡办理工作。
    (二)各单位经办人员统计好单位需办卡教职工名单,由财务处牵头协助办卡银行填报《中国建设银行财政预算单位公务卡申请表》(以下简称公务卡申请表)。
    (三)申请开立公务卡的教职工个人如实填写《公务卡申请表》,并提供个人身份证复印件一份(A4 幅面,身份证正、反面同一页面复印),由各单位经办人统一整理收集。
    (四)学院财务处对申请开卡教职工的相关资料进行确认并集中送公务卡发卡行; 发卡行按规定程序审核职工申请资料并办理公务卡。
    (五)发卡行将获批的公务卡和必要的相关资料通过挂号方式邮寄给持卡人本人,持卡人收到公务卡后,及时到中国建设银行惠城支行办理开卡手续并修改密码。
    (六)发卡行提供咨询服务联系人及联系方式,以供持卡人对公务消费交易发生疑异时按发卡行的相关规定提出交易查询。
    (七)发卡行将持卡人姓名和卡号等信息统一录入学院公务卡支持系统进行管理。
    第十一条 公务卡的信用额度,原则上不超过 5 万元、不少于 2万元人民币。特殊情况下公务卡信用额度不能满足公务支付需要时,持卡人可提前向发卡行申请临时增加信用额度,增加的额度和使用期限等具体事项,按照发卡行有关规定执行。
    第十二条 公务卡的卡片和密码均由个人负责保管。公务卡遗失或损毁后的挂失和补办等事项,由个人自行到发卡行申请办理,并及时通知发卡行维护公务卡支持系统相关信息。持卡人须妥善保管和正确使用公务卡,由于公务卡保管不善、使用不当等原因所造成的经济损失,由公务卡持卡人自行承担。
    第十三条 凡有教职工新增、调动、退休等变动情况发生,学院人事处应及时将变动信息通知财务处, 以便财务处及时与发卡行联系,申请办理新增、停用及注销公务卡的相关手续,结清需偿还的债务,并通知发卡行及时维护公务卡支持系统相关信息。
第三章 公务卡的使用
    第十四条 公务卡主要用于公务支出的支付结算,亦可接收财务处划转教职工公务支出报销资金,个人卡也可用于持卡人个人支付结算业务,但不得办理财务报销手续,学院不承担私人消费行为引致的经济、法律等一切责任。单位卡不能透支、提现和消费,只能用于与个人卡之间的资金转账结算。
    第十五条 对于差旅费、会议费、招待费、购买物品等公务支出,使用公务卡结算的,应在公务卡信用额度内,先通过公务卡结算,并取得发票等财务报销凭证和有关银行卡消费凭证(银行消费 POS 凭单)。
    第十六条 持卡人在执行公务中不允许通过公务卡透支提取现金。凡持卡人透支提取现金,视同个人消费行为。因透支提取现金而产生的手续费、利息等一切费用由持卡人自行承担。
    第十七条 持卡人发生公务支出结算应在规定的信用额度和免息还款期(银行记账日到发卡行规定的到期还款日之间的期限)内先支付,后报销还款。免息还款期的具体要求,以发卡银行的相关规定为准。


    第十八条 凡列入省级预算单位公务卡强制结算目录的公务支出项目,应按规定使用公务卡结算(或通过转账方式结算),原则上不再使用现金结算。列入省级预算单位公务卡强制结算目录的公务支出事项包括: 办公费、 差旅费、 会议费等 16 项商品和服务支出类科目 (核算内容详见附件)。原使用转账方式结算的,继续使用转账方式。
    第十九条 下列情况可暂不使用公务卡结算:
    (一)在县级以下(不包括县级)地区不具备刷卡条件的场所发生的公务支出;
    (二)在县级及县级以上地区不具备刷卡条件的场所发生的单笔消费在 1000 元(含)以下的公务支出;
    (三)按照《现金管理暂行条例》等有关规定支付给个人的现金支出;
    (四)签证费、快递费、过桥过路费、出租车费用等目前只能使用现金结算的支出。
    除上述情况外,因特殊情形确实不能使用公务卡结算,按学院现金支付审批相关规定办理审批手续。
    第二十条 持卡人应按照与发卡行约定的方式,及时查看公务卡账户资金使用情况和还款提示等重要信息,持卡人对公务消费交易发生疑议,可按发卡行的相关规定等提出交易查询。

第四章 公务卡财务报销管理
    第二十一条 实行公务卡制度改革后,学院现行财务管理制度、财务审批管理办法以及报销流程基本不变,现行会计核算办法基本不变。
    第二十二条 持卡人在公务消费后应尽快办理财务报销手续,最迟应于免息还款日前 7 天整理所有公务消费的正规原始发票和经本人签名的公务卡消费交易凭条(pos 机小票)到财务处报销。因个人报销不及时造成的罚息、滞纳金等相关费用,由持卡人承担。
    第二十三条 确因工作需要导致持卡人不能在规定的免息还款期内返回学院办理报销手续的,可由持卡人委托其所在单位相关人员向学院财务处提供持卡人姓名、交易日期和每笔交易金额的明细信息,于免息还款期之前 7 天内办理相关借款手续,经审核批准后,学院先将资金转入持卡人公务卡,待持卡人返回学院后按规定及时补办报销手续冲回借款。
    第二十四条 持卡人办理公务卡消费支出报销业务时,应当按照学院财务报销规定填写报销审批单,并附有关财务报销凭证(发票等)及公务卡消费凭证(银行消费 POS 凭单),履行审批手续后送达财务处审核报销。消费凭证个人必须妥善保管,一旦遗失无法重新打印,没有交易凭条, 财务部门在报销时就无法提取公务消费信息进行核实。
    第二十五条 学院财务人员办理公务卡报销、还款手续按以下程序办理:
    第一步,财务人员根据持卡人提供的报销发票和消费交易凭条(POS 单),通过财政一体化管理系统的公务卡管理模块,核对消费信息,确认公务消费的真实性,审核确认后准予报销。
    第二步,财务人员通过财政一体化系统编制公务卡消费报账的授权支付凭证、还款明细表和还款汇总表等银行结算相关凭证,及时通知发卡行向指定的公务卡还款。
    第三步,发卡行执行支付还款指令后,向学院提供支付回单,作为会计核算原始凭证,编制记账凭证。
    第二十六条 持卡人使用公务卡消费结算的各项支出,在提交财务部门审核报销之前属于个人消费行为,报销时,财务处将按照学院现行财务管理制度对持卡人的刷卡消费行为进行合规性审核,对符合报销条件的部分予以报销;不符合报销条件的部分,由持卡人自行偿还。
    第二十七条 因向供应商退货等原因导致已报销资金退回公务卡的,持卡人应及时将相应款项退回学院财务处,并由财务处负责资金退回手续。
    第二十八条 实行公务卡制度改革后,学院公务支出严格执行公务卡强制结算目录,从紧控制现金支付。凡纳入公务卡强制结算目录的公务支出原则上必须使用公务卡刷卡消费,教职工进行公务消费时应优先选择具备刷卡结算条件的单位,不得使用现金结算。不具备刷卡消费条件的公务支出,应优先选择转账汇款 。
    第二十九条 学院零星公务支出原则上不再办理现金借款,特殊情况必须办理现金借款的,参照《惠州学院财务审批管理办法》中有关现金支付审批权限规定逐级审批。
    第三十条 为方便持卡人及时还款,公务卡持卡人可以将本人在发卡行的借记卡账户作为公务卡的签约还款账户。但为确保学院资金安全,学院财务处只向公务卡账户转账完成公务消费还款。
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