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关于印发《惠州学院档案管理办法》(2015年 修订)等四个档案管理制度的通知

发布者:邬国茂发布时间:2017-05-20浏览次数:40

关于印发《惠州学院档案管理办法》(2015

修订)等四个档案管理制度的通知


各部门:

    《惠州学院档案管理办法》(2015 年修订)、《惠州学院档案实体分类方案》(2015 年修订)、《惠州学院各类档案管理实施细则》(2015 年修订)和《惠州学院档案利用制度》等 4 个档案管理制度已经第 300 次校长办公会审议通过,现印发给你们,请遵照执行。

惠州学院

2015 年 7 月 2 日

惠州学院档案管理办法

(2015 年修订)

第一章 总 则

   第一条 为规范学院档案工作,提高档案管理水平,有效保护和利用档案,根据《中华人民共和国档案法》及《中华人民共和国档案法实施办法》、教育部和国家档案局制定的《高等学校档案管理办法》及《高等学校实体分类法》、《高等学校档案工作规范》、 《广东省高等学校档案工作水平评定标准》 等法律、法规,结合学院的实际,特制定本办法。

   第二条 学院档案是指建校(包括联合办学)以来,在教学、科研、党政管理等活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等载体的文件材料。

   第三条 档案工作是学院的重要基础工作之一,是我院教学、科研和党政管理工作的重要组成部分,是保护学院历史真实面貌的重要事业。必须把档案工作纳入学院整体发展规划,实行统一管理。

   第四条 学院档案工作受省教育厅的领导,业务上接受省档案局以及市档案局的指导、监督和检查。

   第五条 学院档案工作由校长领导,其主要职责是:

   (一)贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策,批准学院档案工作规章制度;

   (二)将档案工作纳入学院整体发展规划,促进档案信息化建设与学院其他工作同步发展;

   (三)建立健全与办学规模相适应的档案管理机构,落实人员编制、档案库房建设、档案事业发展所需设备以及经费;

   (四)研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。分管档案工作的院领导协助校长负责档案工作。

第二章 机构设置与人员配备

   第六条 学院设立综合档案室。综合档案室既是学院档案工作的职能管理部门,又是永久保存和提供利用学院各类档案的机

构,应当具备符合要求的档案库房和管理设施。学院根据实际需要设立人事档案、学生档案、财务档案等分室单独保管。

   第七条 学院综合档案室的管理职责:

   (一)贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策,综合规划学院档案工作;

   (二)拟订学院档案工作规章制度,并负责贯彻落实;

   (三)负责接收(征集)、整理、分类、鉴定、统计和保管学院的各类档案及有关资料;

   (四)编制检索工具,编研、出版档案史料,开发档案信息资源;

   (五)组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作;

   (六)开展档案的开放和利用工作;

   (七)开展学院档案工作人员的业务培训;

   (八)利用档案开展多种形式的宣传教育活动,充分发挥档案的文化教育功能;

   (九)开展国内外档案学术研究和交流活动。综合档案室在有条件的情况下,可以申请创设爱国主义教育基地。

   第八条 学院综合档案室设主任一名。

综合档案室主任应当具备以下条件:

   (一)热心档案事业,具有副高以上专业技术职务任职经历;

   (二)有组织管理能力,具有开拓创新意识和精神;

   (三)年富力强,身体健康。

   第九条 学院应当根据综合档案室的档案数量和工作任务配备足够的专职档案工作人员,所配备的档案工作人员应当遵纪守法,爱岗敬业,忠于职守,具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能,能适应档案信息化建设的需要。学院档案工作是一门技术岗位工作,专职档案工作人员应当具备以下条件:

   (一)具有相应的档案专业知识和工作能力,经过岗位培训并取得证书;

   (二)每年进行继续教育并取得证书;

   (三)能熟练操作计算机,熟练掌握档案管理系统的各项操作步骤;

   (四)有较高的思想政治觉悟,具备一定的保密意识。

   第十条 综合档案室专职档案工作人员,实行专业技术职务聘任制或者职员职级制,享受学院教学、科研和管理人员同等待遇。

   第十一条 学院对长期接触有毒有害物质的专职档案工作人员,应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生,保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇,并可以按照有关规定予以补助。

   第十二条 学院各中层部门,必须有一名负责人分管档案工作,并配备 1-2 名兼职档案人员,负责本部门的档案工作,原则上不得轻易更换,如有更换须报综合档案室备案。

学院各部门分管档案工作负责人的工作职责:

   (一)配合学院综合档案室宣传、贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策、规定及学院档案工作规章制度;

   (二)实施学院档案工作计划、规划,将档案工作列入本部门的工作计划和领导工作议事日程;

   (三)督促本部门兼职档案员做好档案材料的收集、整理、立卷移交工作,并在移交清单上签名;

   (四)接受综合档案室的监督检查;

   (五)应配备保管档案材料的专用档案柜或文件材料柜。

学院兼职档案人员的职责:

   (一)有较强的安全保密意识,认真负责保管本部门的档案材料;

   (二)积极参加档案业务培训,掌握档案工作的各项技能;

   (三)应能准确判断本部门产生形成的有保存价值的归档材料,并及时进行收集、整理、立卷,对无凭证作用或利用价值的档案材料不予归档;

   (四)每年按期向学院综合档案室移交已归档的档案材料,提交一式两份的移交清单, 移交清单上应有兼职档案员、负责人签名,并加盖部门印章。如当年没有移交档案材料,应提交一份有兼职档案员和负责人签名的情况说明,并加盖部门印章。

   第十三条 档案工作人员的业务培训纳入学院培训计划, 其学习培训享受与教学、科研和管理人员同等待遇。

第三章 文件材料的整理归档与移交接收

   第十四条 建立健全档案工作的检查、考核与评估制度,定期布置、检查、总结、验收档案工作,明确岗位职责,强化责任意识,提高学院档案管理水平。

   第十五条 建立健全档案材料的形成、积累、整理、立卷和按时归档制度,确保应归档的文件材料完整、准确、系统地归档保存。

   第十六条 纸质档案材料和电子档案材料同步归档。归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式。

学院档案材料的归档范围与分类:

   (一)党群类:主要包括学院党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要;各党群部门的工作计划、总结;上级机关与学院关于党群管理的文件材料。具体参见《惠州学院党群、行政类档案管理实施细则》;

   (二)行政类:主要包括学院行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要;上级机关与学院关于人事管理、行政管理的材料。具体参见《惠州学院党群、行政类档案管理实施细则》;

   (三)教学类:主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学院教学文件材料归档范围》((87)教办字 016 号)的相关规定执行。具体参见《惠州学院教学类档案管理实施细则》;

   (四)学生类:主要包括高等学院培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表、毕业生合照等。具体参照《惠州学院学生档案管理办法》;

   (五)科研类:按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发〔 1987〕 6 号)执行。具体参见《惠州学院科学技术研究类档案管理实施细则》;

   (六)基本建设类:按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发〔 1988〕 4 号)执行。具体参见《惠州学院基本建设类档案管理实施细则》;

   (七)仪器设备类:主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在 10 万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。具体参见《惠州学院仪器设备类档案管理实施细则》;

   (八)出版物类:主要包括学院自行编辑出版的学报、其他学术刊物及学院出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。具体参见《惠州学院出版类档案管理实施细则》;

   (九)外事类:主要包括学院派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料;学院聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料;学院开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料;学院授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。具体参见《惠州学院外事类档案管

理实施细则》;

   (十)财会类:按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》(财会字〔 1998〕 32 号)执行。具体参见《惠州学院财

会类档案管理实施细则》;

   (十一)声像类:主要包括学院各项活动中直接形成的,或校外单位形成的与学院有关的声像载体材料,尤其是声像载体材料的原件,包括照片、光盘、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、缩微胶片、影视胶片等。具体参见《惠州学院声像类档案管理实施细则》;

   (十二)实物类:主要包括上级领导来校视察、检查、指导工作和国内外知名人士来校参观访问的题词、捐赠的纪念品等,以及对外交流带回的物品,学院各项大型活动的纪念品,获奖的锦旗、奖杯等有保存价值的实物。具体参见《惠州学院实物类档案管理实施细则》。综合档案室保管学生类以外的其它十一大类档案。其中学生类档案中的高考录取名册、学籍成绩册、异动情况材料、毕业生报告表由综合档案室保管,其它由学生处就业指导中心负责保管。

   第十七条 档案材料归档的时间:

   (一)学院各部门应当在每年 5 月底前归档上一年度的档案材料;

   (二)学籍类档案应于学生毕业后 3 个月内归档;

   (三)科研、基建、仪器设备和专题性的成套档案,应在项目完成并通过鉴定、验收后 3 个月内归档;

   (四)财会类档案,在财务处保管 2 年后向学院综合档案室移交。

   第十八条 综合档案室负责指导整理归档、分类立卷和移交接收工作。

   (一)学院实行档案材料形成部门和课题组立卷制度。由各部门负责对本部门(含属下单位)在工作活动中形成的文件材料,按其自然形成规律,进行系统整理,须由兼职档案员负责整理组卷,编排页号或件号(如按件归档则参照国家档案局令第 8 号《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》),填写卷内目录(即移交文件目录),按规定时间向综合档案室移交。

   (二)归档移交的档案材料应当纸质优良,书绘工整,声像清晰,符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)执行。

   (三)接收档案必须履行手续,按照文件材料移交目录的有关内容填写一式二份(另拷贝电子文档一套)的移交表,交接双方经核对无误,方可办理签收手续。

   第十九条 学院与其他单位分工协作完成的项目,综合档案室应至少保存一份整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外,应将复制件送交学院综合档案室保存。

   第二十条 学院教职工在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的档案材料, 由本部门兼职档案员按时移交到学院综合档案室集中管理,任何个人不得据为已有或者拒绝归档。对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料,学院综合档案室可通过征集、代管等形式进行管理。

   第二十一条 学院科研成果、基建工程和精密、稀缺、贵重的设备等项目开箱进行鉴定、验收时,必须有综合档案室人员或由综合档案室委托有关部门档案员(或指定人员)参加,对照归档材料进行审查验收,签署意见,没有完整、准确、系统的文件材料的项目,不予验收,不予上报成果,不予评奖。

   第二十二条 对院内调动的人员,原所在部门有责任督促其必须办理文件移交手续方可离开原岗位。对调出以及离、退休人员,在办理调离和退休手续前,必须清还档案,没有办理档案清还手续的,人事部门不予办理调离手续。长期出国人员在出国前应及时向综合档案室清退档案材料。

   第二十三条 学院综合档案室要注意向境内外征集与学院有关的有保存价值的各种档案材料。

第四章 档案管理

   第二十四条 档案的保管。

   (一)学院各类档案是学院的重要财富,由学院综合档案室集中统一保管,全体师生员工都有保护档案的义务,任何部门或个人都不得将档案占为私有。

   (二)综合档案室按便于保管、方便利用为原则,对档案进行分类、编号、排列。

   (三)综合档案室应当采用先进的档案保护技术,防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案,应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化,加工成电子档案保管。

   (四)电子文件的保存安全有效,归档电子文件做到定期在线备份和脱机备份,能够及时还原数据库档案信息。

   (五)学院档案由综合档案室保管。在国家需要时,学院提供所需的档案原件或者复制件。

   (六) 综合档案室应当建立、健全档案库房管理的规章制度,由专人负责保管。要有安全保密制度,要有防火、防虫、防鼠、防盗、防尘、防光、防湿等措施,定期对所存档案和资料进行安全检查,消除安全隐患,遇有特殊情况,应立即向校长报告,及时处理。

   第二十五条 档案的鉴定与销毁。

   (一)档案鉴定工作在学院档案鉴定小组领导下开展工作,负责对保密期限和保管期限已满或已失去保存价值的档案进行鉴定,作出处理决定。

   (二)需要销毁的档案,必须编制清册,报主管档案工作的学院领导批准后,方可销毁。未经鉴定和批准,任何单位或个人不得销毁任何档案。

   第二十六条 学院各类档案按其价值确定保管期限分为永久、长期和短期。

   (一)永久:凡反映我院主要职能活动和基本历史面貌的,对学院和社会需要长远利用的档案,列为永久保管。它主要包括两部分,一是学院制成的重要文件材料;一是上级领导部门针对学院所发的重要文件材料。

   (二)长期:凡在相当长的时间内,学院需要查考利用的档案,可列为长期保管。它包括学院产生形成的和上级领导部门及有关部门所发的与学院工作有关的比较重要的文件材料。保管期限为十六年至五十年左右。

   (三)短期:凡在短期内学院需要查考利用的档案,可列为短期保管。其保管期限为十五年(含十五年)以下。

   第二十七条 档案的统计。

   (一)综合档案室应当每年年终对档案的收入、移出、库存量、利用等情况进行统计。

   (二)综合档案室应认真执行档案统计年报制度,并按照国家有关规定和向市档案局及有关部门报送学院档案工作基本情况统计报表。

第五章 档案的利用与公布

   第二十八条 综合档案室按照国家有关规定向全院师生和社会公布档案。公布档案工作由学院综合档案室负责,未经学院授权或上级主管机关批准,任何组织或个人无权公布学院档案。

   第二十九条 库藏档案属下列情况之一者,不对外公布:

   (一)涉及国家秘密的;

   (二)涉及专利或者技术秘密的;

   (三)涉及个人隐私的;

   (四)档案形成单位规定限制利用的。

   第三十条 档案利用必须遵循下列规定:

   (一) 学院师生持有个人有关证件,院外单位及个人持有个人有效证件及所在单位证明, 均可利用已公布的档案;

   (二)港澳台同胞、海外华侨要求利用档案,须经有关主管部门介绍;

   (三)境外组织或者个人利用档案的,按照国家有关规定办理;

   (四) 查阅、摘录、复制未开放的档案,应当经学院综合档案室主任批准。涉及未公开的技术问题,应当经档案形成单位或者本人同意,必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密,应当经学院保密工作部门批准;

   (五) 提供利用的重要、珍贵档案,一般不提供原件。如有特殊需要,应当经主管领导批准。

   第三十一条 综合档案室是学院出具档案证明的唯一机构。加盖综合档案室公章的档案复制件,与原件具有同等效力。

   第三十二条 综合档案室档案开放应当设立专门的查阅室,并 编 制 必 要 的 检 索 工 具 ( 著 录 标 准 按 《 档 案 著 录 规 则 》(DA/T18-1999)执行),提供开放档案目录、全宗指南、档案馆(室)指南、计算机查询系统等, 主动预测用户需求,开展多种形式的档案信息咨询服务,为满足学院、师生和社会对档案利用需求创造便利条件。

   第三十三条 综合档案室应当为社会利用档案创造便利条件,用于公益目的的,不得收取费用;用于个人或者商业目的的,可以按照有关规定合理收取费用(根据粤价〔 2007〕 186 号《 关于进一步规范我省高等学校收费管理的通知》规定) 。所收费用上缴学院财务处。社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案,综合档案室应当无偿和优先提供。

   第三十四条 寄存在综合档案室的档案,归寄存者所有。综合档案室如果需要向社会提供利用,应征得寄存者同意。

   第三十五条 综合档案室积极开展档案的编研工作, 做好档案史料征集工作,依托档案开展校史研究; 出版档案史料和公布档案, 应当经档案形成单位同意,并报请校长批准。

   第三十六条 综合档案室采取档案展览、陈列、建设档案网站等多种形式积极开展档案宣传工作,并在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课。

第六章 条件保障

   第三十七条 档案工作所需经费列入学院预算,保证档案工作的需求。学院设立专项经费,并保证年均档案保护经费应不少于 3 元/卷。

   第三十八条 学院应为综合档案室提供专用的、符合档案管理要求的档案库房,对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆(室)库,按照《档案馆建设标准》(建标 103-2008)的要求及时进行改扩建或者新建,并做到档案库房、办公室、查阅室三室分开。

   第三十九条 为加快数字档案室建设,保障档案信息化建设与学院数字化校园建设同步进行。学院应设立专项经费,为综合档案室配置档案管理现代化所需的各项设备。

第七章 奖励与处罚

   第四十条 学院对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人,应当给予表彰与奖励:

   (一)在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的;

   (二)在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的;

   (三)在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的;

   (四)将重要的或者珍贵的档案捐赠给综合档案室的;

   (五)同违反档案法律法规的行为作斗争,表现突出的。

   第四十一条 有下列行为之一的,学院可直接对负责人和其他相关人员依法给予处分;构成犯罪的,由司法机关依法追究刑事责任:

   (一)玩忽职守,造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的;

   (二)违反保密规定,擅自提供、抄录、公布档案的;

   (三)涂改、伪造档案的;

   (四)擅自出卖、赠送、交换档案的;

   (五)不按规定归档,拒绝归档或者将档案据为己有的;

   (六)其他违反档案法律法规的行为。

第八章 附 则

   第四十二条 综合档案室应根据本办法对《惠州大学档案实体分类方案》及《惠州大学各类档案管理实施细则》进行必要的修订。

   第四十三条 本办法自发文之日起执行,惠大发〔 2000〕 第53 号颁发的《 惠州大学档案管理办法》同时废止, 本办法由惠州学院综合档案室负责解释。

(2015 年修订)

   一、目的

  为适应我院档案工作发展的需要,统一全院档案实体分类方案,实现档案管理的标准化和规范化。根据《高等学校档案实体分类法》,并结合我院实际情况,制定本方案。

   二、原则

   以学院全部档案为对象,按档案形成的领域范畴,结合档案记述和反映的内容、特点,在保持其形成的自然规律前提下,确定统一的实体分类体系。把产生于同一活动领域,记录和反映相同性质的管理性文件材料和业务性文件材料当成有机联系的整体,分别设类,尽可能地体现思想性、科学性、适用性。学院综合档案室保存的档案划分为:党群、行政、教学、科研、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会、声像、实物等 11 个一级类目。

   三、分类结构与档案的编制学院档案实体分类的档号由年度号、分类号、案卷号三大部份组成,用连接号“ —”连接各组代码。即年度号—分类号—案卷号

   (一)年度号由四位阿拉伯数字组成,如“ 2014”。

   (二)分类号是档号的主体,一般由实体分类的一、二级类目的标识符组成,教学档案根据实际需要扩展到三级类目。二三级类目用“ .”间隔。

   (三)一级类目是分类的最高层位,其标识符号取该类目名称主词的汉语拼音的第一个字母,各类档案一级类目标识符分列如下:DQ(党群)、 XZ(行政)、 JX(教学)、 KY(科研)、 JJ(基本建设)、 SB(仪器设备)、 CB(出版)、 WS(外事)、 CK(财会)、 SX(声像)、 SW(实物)。

  (四)二级类目是对一级类目的细分,细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点,结合档案记述和反映的内容性质,进行设置。二级类目标识,采用阿拉伯数字双位制,如“综合”为“ 11”、其余二级类目依次为 12、 13……19,但 10、 20……等带“ 0”的数字不用。

  (五)案卷号是按所选择的分类号中最下位置的案卷顺序号,由于案卷数量不同,案卷号不限级数,用阿拉伯数字按 1~n 标识。

  (六)档号模式:年度号+分类号+案卷号如: 2014-XZ11-1 其中 2014 表示该案卷的形成年度, XZ 是行政类档案一级类目代号, 11 是二级类目代号“行政综合”, 1 为案卷号。

  (七) 档案的实体排架

  从维护档案的整体性和方便查找考虑,可不考虑保管期限,但编定档号前,在不影响案卷之间有机联系的前提下,可将永久排在前面。档号排架采用:一级类目——自然年度纵向排列。

  四、类目设置、类目代号简表

  (一)党群类: 主要包括学院党群部门在工作中形成的文件材料。

  类目代号简表

  一级类目代号: DQ

  二级类目代号:

  11 党务综合(党办、保密委员会、党代会、党总支材料、副科以上干部会议材料入此)

  12 纪委、监察(党员奖惩材料入此。)

  13 组织(副处以上干部任免、党校材料入此。)

  14 宣传教育

  15 统战(民主党派、侨联、人大代表选举材料入此)

  16 工会(妇委会、计划生育、教职工代表大会、教职工体育运动会材料入此)

  17 团委、学生会(学生工作、科技艺术节、学生社团材料入此)

  档号模式: 20xx-DQ11-1

  年度:按自然年度

  (二)行政类: 主要包括行政职能部门在工作中形成的文件材料。

  类目代号简表

  一级类目代号: XZ

  二级类目代号:

  11 行政综合(全校性的规划、计划,校友会、校史、网络建设、三个单位以上的综合性材料入此)

  12人事(教职工奖惩、师资培养、离退休人员材料入此)

  13 审计(审计材料入此)

  14 保卫、武装、征兵(公安保卫、消防工作材料、征兵工作、军训材料入此)

  15 后勤(后勤工作材料入此)

  16 档案、图书

  档号模式: 20xx-XZ11-1

  年度:按自然年度

  (三)教学类: 主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。

  类目代号简表

  一级类目代号: JX

  二级类目代号:

  11 教学综合(教学评估、优秀教学质量评奖材料入此)

  12 学科与实验室建设(专业设置材料入此)

  13 招生工作(有关招生的材料入此)

  14 学籍管理(学籍成绩册,学生信息核对表、学生奖惩、异动情况材料入此)

  15 课堂教学与教学实践

  16 学位工作

  17 毕业生工作(毕业生信息反馈工作入此)

  18 教材

  19 教学系档案(系教学计划、总结,系教师、领导班子成员名单,工作量核算,单位大事记等)三级类目代号(学籍管理设三级类目):

  13 全日制本、专科教育(原惠州教育学院 JX14.14 从 1998

  年起并入惠州大学 JX14.13,原西纺分院 JX14.15 从 2002 年起并

  入惠州大学 JX14.13, JX14.14、 JX14.15 不再保留。)

  16 成人教育本、专科教育

  档号模式: 20xx-JX11-1

  年度:综合性文件按自然年度,学籍档案以学生毕业年度 (届)为归档年度。

  (四)科研类: 主要包括科学研究管理和实践活动中形成的文件材料。

  类目代号简表

  一级类目代号: KY

  二级类目代号:

  11综合(科研综合性材料)

  12-14 科研项目各个科研项目二级类目的“ 12-14”科研项目按纵向课题、横向课题、校级课题排二级类目代号。二级类目代号如下:

  12 纵向课题

  13 横向课题

  14 校级课题

  档号模式: 20xx-KY11-1

  年度:综合类按自然年度,项目类按项目结题年度。

  (五)基本建设类: 主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。

  类目代号简表

  一级类目代号: JJ

  二级类目代号:

  11 综合(基建综合性材料)

  12……N 单项工程项目(修缮工程入此)

  二级类目的“ 12”、“ 13”按单项工程项目设置类目。每个单项工程项目给一个代号,依次为 12、 13、 14……,依此类推。

  档号模式: 20xx-JJ11-1

  年度:综合类按自然年度,单项工程类按竣工年度。

  (六)仪器设备类

  类目代号简表

  一级类目代号: SB

  二级类目代号:

  11 综合(仪器设备综合性材料)

  12……N 仪器设备项目二级类目的“ 12”、“ 13”按单项仪器设备项目设置类目。每个单项仪器设备项目给一个代号,依次为12、 13、 14……,依此类推。

  档号模式: 20xx-SB11-1

  年度:综合管理按自然年度,仪器设备项目类按仪器设备购

  置的年度。

  (七)出版类

  类目代号简表

  一级类目代号: CB

  二级类目代号:

  11 综合(出版综合性材料)

  12 学院报纸、报刊

  13 学院学报(包括原稿、审稿意见)

  14 学生刊物

  取消原来的三级类目 11 惠阳师专、 12 教育学院、 13 惠州大学学报

  档号模式: 20xx-CB11-1

  年度:按出版物的出版年度。

  (八)外事类

  类目代号简表

  一级类目代号: WS

  二级类目代号:

  11 综合(外事综合性材料)

  12 出国(境)(政审材料入此)

  13来校(接待外宾、外籍教师、国际交换生等材料入此)

  14 国际合作与会议

  档号模式: 20xx-WS11-1

  年度:用自然年度

  (九)财会类

  类目代号简表

  一级类目代号: CK

  二级类目代号:

  11 综合(财务综合性材料、基金管理、贷款、收费等材料入此)

  12 会计报表

  13 会计账簿

  14 会计凭证

  15 工资清册

  档号模式: 20xx-CK11-1

  年度:按财会档案形成的自然年度

  (十)声像类

  类目代号简表

  一级类目代号: SX

  二级类目代号:

  12照片

  13 光盘

  14 录音带

  15 录像带

  16 幻灯片

  17 磁盘

  18 缩微胶片

  19 影视胶片

  每类载体内容包括:重大活动类;领导活动类;视察参观类;教学科研类;外事活动类;统战校友类;体育艺术类;师生活动

类;治安保卫类;校园建设类;表彰奖励类;人物类。取消声像载体类档案三级类目。

  档号模式: 20xx-SX12-1

  年度:按声像档案形成自然年度,一本相册为一卷,一项活动内容给一个顺序号(按时间先后排序)。

  (十一)实物类

  类目代号简表

  一级类目代号: SW

  二级类目代号:

  12 题词、赠言手迹及字画、书信等

  13 奖品(奖状、奖杯、奖牌、奖旗)及荣誉证书等

  14 赠品、纪念品、礼品等

  15 证件徽章样品等

  16 师生员工制作的实物及模型等

  档号模式: 20xx-SW12-1

  年度:按实物类档案形成的自然年度。

  五、本方案自发文之日起执行,惠大发〔 2000〕 第 53 号颁发的《惠州大学档案实体分类方案》同时废止,本方案由惠州学院综合档案室负责解释。

?(2015 年修订)

  根据《中华人民共和国档案法》及其《中华人民共和国档案法实施办法》、教育部和国家档案局制定的《 高等学校档案管理办法》及其《高等学校实体分类法》与《高等学校档案工作规范》等法律、法规,参照国家档案局《机关档案工作建设规范》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等规定,结合学院党、政类档案工作的实际情况,特制定本实施细则。

  一、党、政档案工作的基本原则

  (一)凡是学院党、政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像载体材料,均属党、政档案。

  (二)党、政类档案必须集中统一管理,确保完整、系统、准确和安全,便于开发利用。

  (三)党、政文件材料必须严格实行文书处理部门立卷归档制度。

  (四)党、政文件材料的归档工作应实行“三纳入”,即纳入学院各部门的工作规划,纳入管理制度,纳入管理人员的职责范围;做到“四同步”管理,即布置、检查、总结、验收各项工作时,要同时布置、检查、总结、验收党、政档案工作。

  (五)学院各部门要有一位负责人分管本单位的档案工作,并确定适当的档案员,协同综合档案室认真做好党、政档案的收集、整理、归档工作。

  二、党、政档案归档范围的确定

  (一)归档的党、政文件材料必须能反映学院主要职能活动和基本历史面貌,必须对学院和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值。

  (二)判定党、政档案的保管期限,一定要根据学院党、政档案形成的特点,从实际出发,坚持历史唯物主义和辩证唯物主义的观点,全面分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用,根据学院工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要,全面地确定档案的保存价值和保管期限,以保证学院档案的完整、准确、系统。

  (三)归档的主要内容包括党务、行政(除教学、科研、基建、设备、出版、外事、财会管理文件另立卷管理外)、工会、团学四个系统的内容,具体范围见附件 1、 2。

  (四)不归档的文件材料

  1.上级机关普发供参阅、不需办的文件材料;

  2.上级机关发来供工作参考的抄件;

  3.上级机关征求意见未定稿的文件;

  4.重份文件;

  5.无查考利用价值的事务性、临时性文件;

  6.未经会议讨论,未经学院领导审阅、签发的未生效文件,一般性文件的历次修改稿、校对稿(学院主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外);

  7.从正式文件上摘录的供工作参阅的非证明材料;

  8.无特殊保存价值的信封,一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建设性意见的人民来信;

  9.学院内部互相抄送的文件材料;

  10.学院负责人兼任院外机关职务形成的与学院无关的文件材料;

  11.为参考目的从各方面收集的文件材料;

  12.非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。

  以上某些文件如认为必要,也可有选择地作为资料暂存。

  三、党、政档案的归档要求与立卷方法

  (一) 形成积累

  1.学院各处、室、馆、总支、系、部、中心、工会、团委和直属部门均为立卷单位,分工归口立卷。

  2.每一立卷归档单位的档案员,在平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集,并参照附件 1、 2; 编制案卷类目,根据

案卷类目分别归卷。

  (二) 立卷

  1.立卷原则

  文书处理部门立卷应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律,保持其有机联系,适当照顾保存价值,分类组卷,以能准确、全面反映学院真实面貌和部门的主要职能活动,便于查找利用为原则。

  2.立卷分工

  (1)中共中央、国务院及其各部委、省、市党委及各部委、人民政府及各厅局,国家教委以及省教育厅下达的文件材料,综合性的,由党办、院办立卷归档,专业性的或具体业务性的,由各承办单位立卷归档。

  (2)以党委、学院名义的发文,由党办、院办分别立卷归档(一般应保存两份以上)。以部门名义的发文,由各部门立卷归档,重要的也应有两份以上。

  (3)党委和学院召开的代表大会、党委会、党委扩大会、校长办公会所形成的文件材料, 由党办、院办分别立卷归档。职能部门以党委和学院名义召开的全院性专门会议、联席会议以及各类综合会议所形成的文件材料,由主办单位立卷归档。

  (4)学院各部门向党委、学院的请示报告正文及相应的批复、批转的原件,由报文单位立卷归档。

  (5)两个以上单位共同办理的文件,由主办单位立卷归档,非主办单位只保存复制本。

  (6)各临时机构撤销机构时形成的材料,应于机构撤销前做好整理工作,移交学院档案部门保存,任何人不得带入其他单位。

  (7)重要的人民来信来访材料,由承办单位立卷归档。

  (三) 立卷程序

按照归档时间要求由档案员按案卷类目将文件收齐归档,并对文件进行调整检查,依照如下程序进行:

  1.检查案卷的文件成份。文件是否收集齐全完整,同时检查案卷有无不需要立卷归档的文件材料。

  2.检查案卷文件的联系。依照案卷类目纠正案卷之间文件归档不统一,相互混淆重复或拆散文件联系的现象。

  3.检查案卷文件保存价值。查看各案卷中文件保存价值是否有差异,各部分之间是否大体一致。

  4.检查案卷文件数量。一般不超过 200 页。对同一问题文件数量多的,宜酌情适当分卷。问题单一、文件数量少者可组薄卷。

  (四)立卷分类

  1.分年度

  先将文件按其形成或针对的年度分开,一般文件归入文件形成年度;跨年度的请示与批复,归入批复年度;跨年度规划、计划,一般可归入文件内容针对的第一个年度;跨年度的总结、报告,归入文件内容针对的最后一个年度;跨年度的会议文件,一般可归入会议开幕的年度;跨年度的非诉讼案件材料,应归入结案年度;法规性文件归入公布或批准年度;按常年处理的文件归入专门年度。

  2.分问题

  将文件按其内容所反映的问题、事物分开。

  3.分期限

  将文件按照规定的不同保管期限分开。

  (五)立卷组合

  1.立卷组合的基本要求

  立卷组合一般应以问题为主,兼顾其它特征,使之联系紧密。

  2.立卷组合形式,一般按下述内容和顺序进行:

  (1)会议文件,按会议的届次组合,根据文件的数量,可以一会一卷、一会数卷或数会一卷;

  (2)统计、报表、名册等文件,按照格式名称组合,根据文件的数量,可组成一卷或数卷;

  (3)学院管理和业务活动形成的业务文件、调研材料等,一般按单一问题组合;工作计划、总结等文件,一般可按责任者或名称组合;

  (4)简报按名称或期号组合;

  (5)其它文件材料可按照特殊形式组合。

  (六)卷内文件材料按重要程度或顺序排列;批复、批示在前,请示、报告在后;正件在前,附件在后;正本在前,定稿在后;转发件在前,被转发件在后;非诉讼案件结论性材料在前,论据性材料在后;其它文件材料按时间顺序排列。

  (七)对在装订线以外有字迹的文件材料或破损的文件材料,以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等,要进行加边、修补和裱糊;对较大的表格,要适当地折叠; 拆除文件材料上的金属物。卷内文件无论单面或双面只要具有有效的书写文字,均应一面编写一个页号;页号位置在每面材料非装订线一侧的下角。

  (八)填写卷内文件目录

  顺序号:以卷内文件排列先后顺序填写的序号。

  文号:文件制发机关的发文字号。

  责任者:形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者。

  题名:即文件标题,一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件,可自拟标题,外加“[] ”号。

  日期:文件的形成时间。填写时可省略“年”、“月”、“日”字,在表示年、月、日数的右下角加“ .”号。

  页号:卷内文件起止之页的编号。

  (九)填写卷内备考表

  本卷情况说明:填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名标注时间。

  立卷人:由组成本卷的责任者签名。

  检查人:由对案卷质量进行审核的责任者签名。

  (十)拟写案卷标题。要求结构完整,一般应准确概括卷内文件主要责任者、内容、名称(文种)。除会议文件外,不得用“ XXX文件材料”。

  (十一)党、政档案也可按单份文件进行归档,不再装订成卷,但必须在单份文件上加盖档案号章。

  四、党、政档案的管理

  (一)学院综合档案室负责对党、政类档案的接收、分类、整理、登记、保管和提供利用。

  (二)党、政档案保管期限分为永久(50 年以上)、长期(15~50 年左右)和短期(1~15 年)。

  (三)保管期限和保密期限已满的党、政类档案,由院档案鉴定小组鉴定,做出处理决定。

  (四)党、政类档案如果按件归档的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为 30 年、 10 年。按件归档请参照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(附件三)。

  五、党、政档案的开发利用

  (一)党、政档案的查、借阅利用按《惠州学院档案利用制度》办理。

  (二)综合档案室应积级进行编制档案检索工具、编写档案参考资料和专题文件汇编等,更好为党、政管理工作服务。

  (三)对珍贵的档案,应备有缩微或复制件,以代替档案原件提供利用。

  六、党、政档案工作岗位责任

  (一)部门负责人职责

  1.把归档工作列入部门工作内容,经常检查本部门人员对所承担工作形成的文件材料的积累、归档情况,并负责验收归档材料是否完整、准确、系统。

  2.加强有关档案工作知识的宣传教育,提高工作人员档案意识,自觉做好档案的归档工作。

  3.负责落实将本部门档案移交给本部门的兼职档案员。

  (二)分管档案工作的各部门领导职责

  1.组织本单位人员学习档案法规,执行学院档案工作规章制度,把档案工作纳入本单位的议事日程;

  2.加强与学院综合档案室联系,共同做好业务监督、指导、检查工作,保证归档档案的质量;

  3.做好文秘工作人员和档案员的思想工作,应提出具体要求并帮助他们解决工作中的实际困难。

  (三)各立卷部门档案员职责

  1.坚持平时立卷,根据本部门(单位)不同种类文件材料形成的特征,制定其案卷类目,合理分类存放,便于利用和立卷归档;

  2.负责本部门(单位)文件材料的形成、积累、保管和整理立卷归档工作,保证归档文件材料完整、准确、系统;

  3.归档案卷要做到组卷合理,编写页号准确,案卷目录填写清楚,案卷标题简明扼要;

  4.主动接受学院综合档案室的业务指导和督促检查,按规定时间将本部门的档案收集整理后向综合档案室归档;

  5.积极参加业务学习,不断提高档案工作水平;

  6.注意文件材料的安全和保密工作。

  (四)党、政部门工作人员的职责

  1.按归档要求做好平时文件材料的形成、积累工作。

  2.每位干部应把自己所承担的工作形成的文件进行整理组卷,移交给部门档案员。

  3.自觉做好档案工作,任何人不得以任何借口将立卷归档的文件材料据为已有。

  (五)综合档案室的职责

  1.负责制订党、政档案工作规章制度,并组织实施。

  2.组织各部门档案员的业务培训。

  3.检查、督促、指导文书立卷人员做好文件材料的形成、积累和整理归档工作。

  4.对接收进档案室的党、政档案进行分类、整理、编制检索工具、编写档案参考资料、专题文件汇编等,为党、政管理工作服务。

  5.执行党和国家关于保密工作的规定,维护涉密档案的安全。

  6.做好档案保护工作,确保档案材料完整、安全。

  七、 本细则自发文之日起执行,惠大发〔 2000〕第 53 号颁发的《惠州大学党群、行政类档案管理实施细则》同时废止,本细则由惠州学院综合档案室负责解释。

附件: 1. 惠州学院党群类档案归档范围和保管期限表

  2. 惠州学院行政类档案归档范围和保管期限表

  根据《中华人民共和国档案法》及《中华人民共和国档案法实施办法》、教育部和国家档案局制定的《高等学校档案管理办法》及其《高等学校实体分类法》与《高等学校档案工作规范》等法律、法规,参照国务院批准的《科学技术档案工作条例》等规定,结合学院教学档案工作的实际情况,特制定本实施细则。

  一、教学档案工作的基本原则

  (一)凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文件、图表等材料均属教学档案。

  (二)教学档案工作是搞好教学的重要基础工作之一。学院教学档案是衡量学院教学管理水平和教育质量及教学水平、文化科技水平的重要标志之一,是学院档案的主体、核心和重点。

  (三)教学档案实行集中统一管理,以确保完整、准确、系统和安全,便于开发利用。

  (四)教学档案和教学档案工作是教学管理的重要组成部分,必须实行“三纳入”、“四同步”,即纳入教学计划、规划;纳入教学管理制度;纳入各级管理人员岗位责任,作为考核教学质量和管理水平的标准之一。 下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步;检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步;评审鉴定教学质量、教材、优秀毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步;毕业分配、上级评审材料、奖励、教师考核晋升与档案部门出具归档证明同步。

  (五)各教学管理和教学业务部门应明确一位负责人分管档案工作,并配备相应的兼职档案员,统一管理本部门、本系统的教学文件材料,并定期整理。

  (六)学院各系(部)凡在教学实践和教学管理活动中产生形成的,已办理完毕的具有查考保存价值的文件材料,都必须由兼职档案员收集齐全,按问题分类积存,于翌学年度(或翌年)头一季度,整理立卷,将属永久和长期保存的档案移交学院综合档案室统一管理。

  (七)逐步建立教学档案数据库,并纳入全校信息系统统一管理和开发利用。

  二、教学档案归档范围的确定

  (一)确定的原则

  1.归档的教学管理和教学实践活动过程中形成的文件材料,必须对学院和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

  2.归档的教学文件材料,必须反映教学管理、教学实践活动的全过程,保证完整、准确、系统。

  3.归档的教学文件材料,必须遵循其自然形成规律,保持有机联系,符合教学管理和教学实践活动的特点。

  (二)归档的主要内容和重点

  1.归档的主要内容包括综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材等方面,具体范围见附件。

  2.归档的重点是学院在教学工作,特别是教学实践各个环节活动中形成的不同载体的文件材料。

  (三)不归档的文件材料

  1.上级有关教学的普发的(非专指高校)、不办的文件;

  2.上级有关教学的未定稿的文件;

  3.重份文件;

  4.无查考利用价值的事务性临时性文件;

  5.非隶属单位抄送的不需办理、也无参考价值的文件;

  6.其他单位发来的文件;

  7.与院外单位交换来的材料。

  以上某些文件如认为必要,也可有选择地作为资料暂存。

  三、教学文件材料的部门立卷与归档流程

  (一)形成与积累

  1.每年新学年开始后,由分管档案工作的学院领导向各系(部)部署新学年工作时,同时向系(部)教学秘书布置积累教学文件教学的任务。

  2.教务部门会同综合档案室向各系(部)发放各种教学文件材料表格,学籍登记表(卡),以达到归档材料规范化。

  3.各系(部)档案员按文件材料分类表分别积累教学文件材料,并定期进行整理。

  4.综合档案室随时了解、督促、检查、指导档案员做好文件材料的积累工作。

  5.归档的教学文件材料必须字迹工整,格式统一,移交手续完备。

  6.教学档案管理文件以及重要的教学文件(研究生论文、专著、优秀教材等)除原稿外,同时应移交电子文档。

  (二)整理组卷

  1.坚持由教学文件材料形成部门立卷归档的原则,由各系或教学管理部门的档案员负责将积累的文件材料向学院综合档案室归档。

  2.根据教学文件材料的形成规律,保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷。原则上相同内容的文件材料组成一卷便于利用,同一内容的文件材料数量多时可分别组成若干卷,每卷不超过 200 页(教学案卷因经常利用复印,应以组薄卷为宜)。也可以根据文件材料的内在联系,对问题单一,文件较少者按不同内容分别组成薄卷。

  3.在不影响卷内文件自然形成规律和有机联系的前提下,同一内容的卷内文件可按永久、长期、短期顺序排列。

  4.卷内密不可分的文件材料按正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;批复在前,请示在后的要求排列。

  5.卷内材料一律拆除金属物,分别用线装订,对破损的文件材料应进行修补。

  6.凡是文件材料未注明标题的应另制封面,注明题名、责任者、时间。

  7.各种材料大小均为 A4 纸,图件按此规格叠成手风琴式,图名、图签折在外面。

  8.文中密不可分的插图、照片应贴入文字材料内;附图册、表册、照片应贴上标签,填写件号及档号附在文字材料之后共同组成保管单位。其他载体材料可分专柜保管,但需填写与文件材料一致的档号。

  9.透明图纸用缝纫机打图边,并贴上标签,填写张号及与文字报告一致的档号。

  10.按顺序编排页号,无论单面或双面只要有书写文字,均应一面编写一页号,页号位置在非装订线一侧的下角。不装订的以件为单位者,应在右上角另盖有单位名称、档号、件号的戳记,并逐项填写。

  11.填写卷内目录及备考表。

  12.凡教师业务档案中规定的内容已分别归入其他类档案的,如专著已归入出版类,科研成果已归入科研类,应在卷内目录中注明相应类目的档号。

  13.文件形成部门提出每个案卷的密级并会同学院保密委员会确定。

  14.填写案卷封面各栏目,标题要简短、准确。

  (三)归档验收

  1.由归档人员填写归档说明书。

  2.移交档案时,交换双方必须当面检查验收,检查文件材料是否完整、齐全、排列、书写是否符合要求,标题是否确切,凡不符合规定要求者,接收人应拒绝接收,并限期改正后再移交。

  3.移交时填写移交目录。移交目录一式两份,双方各执一份。

  4.教学综合管理文件次年 5 月底前归档,其它各类材料完成一个培养周期(即一届学生从入学到毕业)于当年寒假前一次性归档。

  四、教学档案的管理

  (一)学院综合档案室负责对教学档案的接收、分类编目、整理、登记和提供利用。

  (二)保管期限和保密期限已满的教学档案由学院档案鉴定小组鉴定。

  (三)教学档案保管期限分为永久、长期和短期。

  (四)教学档案的补充和修改。

  1.各系(部)和教学管理部门随时将补充收集到的教学文件材料整理后向学院综合档案室补充归档。

  2.凡已归档的档案材料需要修改时,必须经所在单位主管领导批准,未经批准,不得修改任何文件材料。

  五、教学档案的开发利用

  (一)学院综合档案室应积极编辑各种形式的参考资料,如数据汇编、专题文摘、文件汇编等,为领导和师生服务。

  (二)教学档案的查、借阅利用按《惠州学院档案利用制度》办理。

  六、 教学档案工作岗位责任制

  (一)分管教学工作的院领导的职责

  1.组织学习贯彻《中华人民共和国档案法》及有关档案工作的方针、政策,把教学档案工作列入学院工作计划,在经费、用房、设备、人员配备及档案干部的各种待遇等方面提供条件。

  2.定期检查和研究教学档案工作中存在的实际问题。

  (二)教学管理部门领导的职责

  1.制订和健全有关管理制度,切实做到把教学档案全面纳入教学管理之中,并监督各系部处室认真执行。

  2.加强与综合档案室联系,共同做好业务指导、监督和检查工作,保证教学档案工作质量。

  3.对本部门管理干部和兼职档案员提出具体要求,并帮助他们解决一些实际困难。

  (三)学院档案部门职责

  1.认真贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策和法规,制订学院教学档案工作管理制度并付诸实施。

  2.督促、指导和检查全院档案工作,验收各部门移交的教学档案。

  3.按照《教学类档案工作规范》的要求做好教学档案的各项业务工作。

  4.努力开发教学档案信息资源,充分发挥其作用。

  5.努力开展教学档案理论研究,参加各种学术活动,不断提高工作质量。

  6.组织教学管理部门兼职档案员的业务学习,经验交流。

  (四)各部门兼职档案员职责

  1.做好本单位教学文件材料的形成积累工作。

  2.将收集、积累的文件材料整理组卷,做到组卷合理,编目清楚,标题准确,并及时将永久和长期保存的教学档案向综合档案室移交。

  3.做好暂存放在本单位的教学档案的组卷、分类、编目、登记、保管、利用等工作。

  (五)各教研室主任的职责

  1.负责收集本教研室的教学大纲、典型教案、集体备课记录、试题、试卷等,向所属部门档案员移交。

  2.督促教师向综合档案室归档移交各种教学业务档案。 七、本细则自发文之日起执行,惠大发〔 2000〕第 53 号颁发的《惠州大学教学类档案管理实施细则》同时废止,本细则由惠州学院综合档案室负责解释。

  附件:惠州学院教学类档案归档范围和保管期限表

  根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、教育部和国家档案局制定的《高等学校档案管理办法》及其《高等学校实体分类法》与《高等学校档案工作规范》等法律、法规,参照国务院批准的《科学技术档案工作条例》和国家科委、国家档案局联合发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》等规定,结合学院科学技术研究档案工作的实际情况,特制定本实施细则。

  一、科研档案工作的基本原则

  (一)科学技术研究档案(以下简称科研档案)是指学院从事科研管理以及在科学研究过程中形成的,具有保存价值的文字、图表、数据及声像等各种不同载体的文件材料。

  (二)科研档案是科学技术研究活动的真实记录,是科学技术储备的一种形式,是一项重要的信息资源,是国家的宝贵财富,必须实行集中统一管理,确保完整、准确、系统、安全,以利开发利用。

  (三)科研档案工作是科研管理工作的重要组成部分,是科研活动的重要环节,是搞好科研工作的重要基础工作之一,各有关业务部门,必须有一名负责人分管科研档案工作,负责本单位科研档案的收集、整理、立卷,并归口科研处集中向综合档案室移交。

  (四)实行科研工作和科研档案工作“四同步”管理,即下达计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步;检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步;验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步;上报登记和评审奖励科技成果以及科技

人员考核提职与相关科研课题归档情况的证明材料同步。

  (五)科技文件材料的形成、积累、整理、立卷归档等项目工作纳入科研人员的职责范围,并作为对有关人员考核、评审、奖励的依据之一。

  二、科研档案归档范围的确定

  (一)确定的原则

  1.归档的科研管理和科研实践活动过程中形成的文件材料,必须对学院和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

  2.归档的科研文件材料,必须反映科研管理、科研项目(课题)活动的全过程,保证完整、准确、系统。

  3.归档的科研文件材料,必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系,照顾不同学科、专业的科研文件材料的不同特点和成套性。

  4.由学院与其它单位分工协作完成的项目,由主办单位保存一整套档案,协作单位除保存其承担任务有关的档案正本之外,应将复制件送交主办单位保存。由院内几个单位协作完成的项目,各有关单位要相互配合,整理好本单位承担的须归档的科技文件材料,由主持单位的科研人员归档。如确系涉及协作单位的合法权益,应在协议、合同或委托书中明确其科研文件材料的归属,但协作单位应提供承担课题部分的有关案卷目录给主持单位。

  5.与国外合作的研究课题、经协商在协议、合同中明确科技文件材料的归档办法。一般应归入外事类。

  (二)归档的主要内容和重点

  1.归档的主要内容包括综合管理,研究课题科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等方面。具体范围见附件。

  2.归档的重点是学院承担的科研项目(课题)各个阶段形成的不同载体的文件材料,特别是研究实验阶段形成的作为研究结果依据的原始材料。

  3.取得负结果或因故中断的重要课题的科研文件材料也应归档。

  (三)不归档的文件材料

  1.上级有关科研的普发的(非专指高校)、不办的文件;

  2.上级有关科研的未定稿的文件,未生效的合同、协议书;

  3.未按科研管理程序列入计划、未经鉴定和不计工作量的个人项目;

  4.重份文件;

  5.无查考利用价值的事务性、临时性文件;

  6.非隶属单位抄送的不办、也无参考价值的文件;

  7.其他单位发来的文件;

  8.与院外单位交换来的材料。

  以上某些文件如认为必要,也可有选择地作资料暂存。

  三、科研档案的归档要求与立卷方法

  (一)形成积累

  1.课题组长在制订和讨论工作计划安排时,应向课题组成员布置平时积累科研文件材料的任务和方法,并指定专人作兼职档案员。

  2.由课题组兼职档案员到学院科研管理部门领取文件积累袋、实验记录本、科研报告等统一用纸。

  3.学院科研管理部门和各课题组,按各自的职责范围,分别形成积累和整理科研工作各阶段的有关文件材料。

  4.档案管理部门应深入课题组了解课题进展情况,督促、指导科研人员做好科研文件材料的积累工作。

  5.归档的科研文件材料必须字迹工整、格式统一、图样清晰、签字手续完备。

  (二)整理组卷

  1.坚持实行科研文件材料形成部门和课题组立卷制度。课题结束后,由本课题组负责人主持立卷。兼职档案员将形成积累的全部文件材料按要求与课题组的业务性文件汇总整理成卷。

  2.根据科研文件材料形成规律,保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则,以及科研文件材料内容、价值、数量和载体形成等实际情况,将每个研究课题的科研文件材料进行系统整理,视其材料多少,组成一题一卷或一题数卷。将最能反映课题概况的科研文件材料,如开题文件、论文、专著、鉴定材料,成果申报与获奖材料,科研投资与经费核算材料等整理组成综合卷,排放在研究课题全部案卷之首,其余科研文件材料按科研阶段依次系统整理组卷。

  3.内容不可分的科研文件材料按以下要求排列:正件在前,附件在后;印件在前,原稿在后;批复在前,请示在后。

  4.拆除案卷内的金属物,对破坏的科研文件材料进行修补。

  5.科研文件材料根据实际情况采用科技档案袋、盒(夹)等方式保管,每件文件材料用线或不锈钢钉装订。

  6.科研管理部份的文件材料,按党、政档案要求组卷装订。

  7.课题负责人组织归档前的鉴定工作,提出每个案卷的保管期限和密级划分的具体意见,密级分为绝密、机密、秘密三种,按《科学技术保密条例》办理。

  8.填写卷内目录、备考表和案卷封面。

  9.课题组长填写归档说明书,放入每个研究课题第一卷内目录之前。

  (三)归档验收

  1.科研管理部门负责集中归档工作,各部门(课题组)必须按照管理部门的要求,把应归档的材料移交科研处,由科研管理部门向学院综合档案室归档。

  2.研究课题在鉴定验收后 2 个月内归档。暂不申报或中断、停止的研究课题,在课题结束或中断、停止后 2 个月内归档。

  3.学院重大科研项目的鉴定、评审工作应有学院综合档案室人员参加。每一项科研成果在召开鉴定会(评审会)、申报各层级成果奖励之前,应通知学院综合档案室,对须归档的科技文件材料加以审查、验收,签署意见。凡归档不完整、不齐全、不系统者,学院综合档案室不予出具证明,不予鉴定、评审,不予上报成果。

  四、科研档案的管理

  (一)学院综合档案室负责对各类科研档案进行接收、分类、编目、登记、编制检索工具和提供利用。

  (二)档案的补充与修改

  1.科研管理部门和课题组随时收集在科技成果申报获奖及推广应用阶段形成的科研文件材料,经整理后向档案部门归档,并根据获得成果奖情况及时对有关课题档案的案卷保管期限进行调整。

  2.对已归档的科研文件材料需要修改时,必须填写修改申请单,经系(部)、室主任或有关主管负责人及相应厂家批准同意,并在案卷备考表内写明修改原因和时间。未经批准,严禁修改已归档的任何科研文件材料。

  3.综合档案室对补充归档的科研文件材料应及时整理、编目。归档材料不多的,可归入相关的案卷内,并填写卷内目录;归档材料较多的,可单独组卷、编目。

  (三)保管期限和保密期限已满的科研档案须经院档案鉴定小组鉴定做出处理决定。

  (四)课题组在归档前做好档案鉴定工作,提出案卷的保管期限和密级划分的具体意见。保管期限分永久、长期、短期;密级分为绝密、机密、秘密三种,按《科学技术保密条例》办理。

  五、科研档案的开发利用

  (一)努力开发利用科研档案,为提高学院教学、科研水平,提高社会效益和经济效益服务。

  (二)充分发挥科研档案的法律凭证作用,为保护科技成果所有权及正确处理科研工作中的各种权益问题提供凭证。

  (三)综合档案室根据科研和管理工作的需要,编辑各种形式的参考资料,为利用者服务。

  (四)注意收集、登记利用科研档案后取得的社会、经济效益,并将实例汇集成册,印发宣传。

  (五)在科研档案的利用开发中,必须严格执行国家关于科技保密、专利等法规制度。

  (六)科研档案的查、借阅利用按《惠州学院档案利用制度》办理。

  六、科研档案工作岗位责任制

  (一)科研管理部门领导职责

  1.将科研档案工作纳入科研管理的长远规划和年度计划。

  2.制定和健全有关的管理制度,把科研档案工作全面纳入科研管理工作之中并督促有关部门执行。

  3.及时催促课题负责人,专(兼)职档案人员按规定将应归档的文件材料归档。

  4.支持综合档案室的工作,关心档案干部工作条件的改善和素质的提高。

  5.组织参加对科研档案组卷质量及保管情况的检查。

  6.指导科研档案的鉴定和密级的确定等工作。

  (二)综合档案室职责

  1.根据国家有关档案工作的方针、政策和法规,制定科研档案工作的各项管理制度。

  2.监督、指导、检查科技人员做好科研文件材料的形成、积累和整理归档工作,检查、验收研究课题档案是否完整、准确、系统。

  3.负责科研档案的接收、整理、保管、组织鉴定、统计、利用等业务工作。

  4.积极组织开发科研档案信息资源,充分发挥其作用。

  5.遵守国家关于科技保密的规定,保证科技秘密及档案的安全,维护学院和技术人员的合法权益。

  (三)各部门负责人职责

  1.把建立科研档案列为本部门工作内容之一。提出要求,定期检查,做到各课题组积累科研文件材料的工作与科研进展同步。

  2.研究课题结束后,审查科研文件材料是否完整、准确、系统,确定保管期限和密级,并签署意见。

  (四)课题组长职责

  1.主持研究课题科研文件材料的整理和归档工作,提出建档计划,明确课题组成积累有关科研文件材料的任务,在课题结束后,组织收齐并系统组卷,做到归档质量符合完整、准确、系统的要求。

  2.提出科研档案案卷保管期限和密级,填写科研档案归档说明书,并组织填写卷内目录,备考表及档案移交清单。

  3.向科研管理部门办理移交档案手续。

  (五)科技人员职责

  1.按规定做好平时科研文件材料的形成、积累工作。

  2.课题完成后,整理出由本人承担任务部分的科研文件材料,做到质量符合要求。

  七、 本细则自发文之日起执行,惠大发〔 2000〕 第 53 号颁发的《惠州大学科学技术研究类档案管理实施细则》同时废止,本细则由惠州学院综合档案室负责解释。

  附件: 惠州学院科学技术研究类档案归档范围和保管期限表

  根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、教育部和国家档案局制定的《高等学校档案管理办法》及其《高等学校实体分类法》与《高等学校档案工作规范》等法律、法规,参照国务院批准的《科学技术档案工作条例》和国家档案局、国家计委联

合颁布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》等有关规定,结合学院基建档案工作的实际,特制定本实施细则。

  一、基建档案工作基本原则

  (一) 学院基建档案是指在基本建设管理和基本工程项目活动过程中从酝酿、决策至建成、使用的全过程中直接形成的,经过收集、积累、整理、立卷、归档,有保存价值的,包括基建项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、探测、设计、施工、竣工、使用及基建管理等工作活动中形成的文字资料、图纸、图表及配套的声像、计算材料等。主要包括两部分:一是基

建综合管理档案;二是基建项目档案。

  (二) 基建档案是学院基本建设历史和现状的真实记录,是学院规划、建设和管理工作的重要组成部分,是评估建设档案工作的依据,必须实行集中统一管理的原则,确保档案材料完整、准确、安全和有效利用。

  (三) 基建档案工作必须纳入基建管理工作中,基建档案经费在基建经费中开支。基建档案工作必须实行“三参加”,即:档案人员参加生产、科技会议;参加科研成果鉴定和基建项目竣工验收;参加重要仪器、设备的开箱工作。基建档案也必须实行“三纳入”,即:将档案工作纳入工程建设计划;纳入生产、技术管理各个环节;纳入领导和工作人员的岗位责任制。基建项目的建设要与档案工作“四同步”管理,即:项目建设(维修)一开始与建立档案工作同步进行;检查项目工程情况与检查项目档案工作情况同步进行;项目在建设过程中要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行;项目竣工验收与提交一整套合格的竣工图验收同步进行。

  二、基建档案归档范围的确定

  (一) 确定的原则

  1.归档的基建管理和项目建设中形成的文件材料必须是对学院和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用的原件。

  2.归档的基建文件材料必须反映基建管理和项目建设的全过程,保证完整、准确、系统。

  3.归档的基建文件材料,必须遵循其自然形成规律、保持有机联系,与建筑物完全一致并具有成套性。

  (二) 归档的主要内容和重点

  1.归档的主要内容包括综合管理,项目的可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文、施工文件、竣工文件、生产技术设备、试生产基建预算、概算、器材管理等方面,具体范围见附件。

  2.归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料,特别是包括竣工图在内的全套图纸。

  (三)不归档的文件材料

  1.正式施工前的草图,未定型图纸;

  2.重份文件和重份图纸;

  3.无查考价值的临时性、事务性文件。

  以上某些文件如认为必要,也可有选择地作为资料暂存。

  三、基建档案的归档要求与立卷方法

  (一)形成积累

  1.基建部门接到基建项目后,在布置工作计划的同时,布置形成积累基建文件材料的任务。基建档案材料收集、整理工作要与项目建设进程同步进行,待项目竣工验收后,由基建部门兼职档案员统一归档,交学院综合档案室。

  2.基建项目实行总承包给外单位的,由各分承包单位负责收集、整理分包范围内的基建文件材料,交总承包单位汇总、整理,竣工时由总承包单位向学院基建部门提交完整、准确、系统的基建档案材料,最后统一交学院综合档案室。

  3.基建项目由几个单位分别承包的,各承包单位负责收集、整理所承包工程的基建文件材料,交学院基建部门汇总、整理。

  4.学院综合档案室对应归档基建档案材料进行业务上的监督及指导,督促、指导基建部门档案员及工程技术人员做好基建文件材料的收集、积累、整理、立卷工作。

  5.归档时必须有竣工图,对竣工图的编制要求如下:

  (1)制竣工图,必须坚持边施工边编制的原则,工程做完,竣工图编制完。

  (2)竣工图一律使用新的蓝图。凡按图施工没有变动的,由施工单位在原施工图上加盖竣工图章,即作为竣工图;凡在施工

中,虽有一般性实际变更,但能将原施工图加以修改补充作为竣工图的,可不重新绘制,由施工单位负责在原施工图(必须是新的蓝图)上注明修改的部分,并附以设计变更通知单和施工说明,加盖竣工图章,即作为竣工图;凡结构形式改变、工艺改变、平面布置改变或其他重大修改,以及图面变更面积超过 35%的,应重新绘制改变后的竣工图,施工单位负责在新图上加盖竣工图章,并附以有关记录说明,作为竣工图。

  (3)竣工图应逐张加盖竣工图章,竣工图章内容包括:“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。图章规格尺寸 50mm×80mm。竣工图章应使用不易腿色的红印泥,应盖在图标栏上方空白处。

  6.基建部门应严格执行基建文件材料的审签制度,明确职责,把好文件材料形成的质量关。

  7.归档的基建文件材料格式要统一,字迹工整,图像清晰。一律用墨水或墨汁书写。归档的底图,格式必须按国家制图标准绘制完成;归档的蓝图,规格必须符合国家标准,字、图清晰,用纸优良;归档的文件材料一律用原件。

  8.凡是重要和经常使用的文件材料要有副本。其它文件材料一般归档一份。使用基建文件材料过程中不允许随便更改。如有更改,必须填写更改通知书,并履行批准手续。

  9.学院基建部门要定期检查、绘制本学院的总体规划图、设计总平面图以及学院水、电、气、管道和通讯线路分布等管网图。并整理、立卷移交学院综合档案室。

  10.学院各种建筑物在拆除、改建、扩建之前,有关部门必须负责照相后才能动工,照片应同施工后材料一同归档。

  11.基建部门或后勤、资产等有关部门对每项扩建、改建及维修项目的档案材料,必须指定一名工程技术人员为材料收集人员,负责收集、整理,移交给本部门档案员,统一整理立卷后交学院综合档案室。

  (二) 整理组卷

  1.基建项目结束(含最终完成、阶段完成)后,基建部门兼职档案员组织本项目形成的应归档的基建文件材料的整理组卷工作。

  2.根据基建文件材料的形成规律,按保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则,按工程项目组卷,一项一卷或若干卷。管理性文件材料排在整个项目首卷,其余材料按文件性质分别组成案卷。

  3.文字材料的排列:正件在前,附件在后;印件在前,原稿在后;批复在前,请示在后。用地通知书、建设规划许可证、土地使用证、报建图等管理性文件及其附图紧跟其正文放在各建设项目的首卷。图纸按图的类别序号排列,即:地质图、初步设计图、建筑施工竣工图、结构施工竣工图、给排水竣工图、电气竣工图、气管图(更改图排列在被更改图之前)

  4.要拆除案卷内金属物,对破损的材料进行修补。

  5.基建文件材料采用卷皮、卷盒(袋)方式保管。不同幅面的 工 程 图 纸 ( 蓝 图 ) 应 以 手 风 琴 式 统 一 折 叠 成 A4 幅 面(297mmX210mm)的规格,图标栏露在外面。底图采用卷筒或平放两种方式保管,蓝图、底图不装订。

  6.无论单面或双面只要有书写文字,均作为一页编写页号,每卷页号均以 1 开始,页号位置在非装订线一侧的下角。蓝图、底图可以一组有机联系的图纸为一件,以件为单元,在每件文件材料的右上角加盖有单位名称、档号、件号的戳记章,并逐一填写。

  7.填写卷内目录和备考表,确定保管期限,草拟案卷封面各栏目,经档案部门审查后填写案卷封面。

  8.工程技术人员填写归档说明,交基建部门分管负责人审查后,放在第一卷的卷内目录之后。

  (三)归档验收

  1.学院综合档案室必须是基建项目验收小组成员,会同基建部门负责对基建文件材料的验收工作。

  2.基建项目初步验收前,基建部门组织监理、施工、设计及使用等有关单位的项目负责人,工程管理、工程技术负责人进行档案的自检工作,并做出档案的自检报告,监理最后提出审核意见。

  3.建设项目在验收前,学院综合档案室专职人员(或委托基建部门兼职档案员)对准备归档的基建文件材料进行初步验收后,出具证明,方可组织工程竣工验收。

  5.竣工图是基建工程项目的最后真实记录,是对工程项目进行考核和日后使用、维护、扩建、改建、大中型维修的依据,是竣工验收的必要条件之一,并具有法律依据。凡竣工图不符合档案管理要求的,工程项目不能验收。竣工验收时,应在验收报告中写明档案的情况。在竣工验收鉴定书中要有关于档案情况的评价并有学院综合档案室签名。

  6.归档时间:基建综合管理性文件(见附件“ JJ11 综合”)

应在次年 5 月底前归档,基建项目在验收后 5 个月内归档。

  7.填写基建档案材料移交目录,一式两份,连同案卷经学院综合档案室清点无误后,交接双方在移交目录上签字盖章,各执

一份存查。

  8.基建档案中的特殊载体材料(包括照片、底片、录音带、磁盘、光盘等)按《惠州学院声像档案管理实施细则》中的相关要求管理。

  四、基建档案的管理

  (一)学院综合档案室负责对基建档案的接收,并按项目和年度进行分类、编目、登记、保管和提供使用。

  (二)基建档案的保管期限分为短期(十五年以下),长期(十六至五十年),永久(五十年以上)三种,(详见附件)。长期保管的基建档案实际保管期限不得短于建设项目的实际寿命。

  (三)对保管期限满的基建档案必须经本学院档案鉴定小组鉴定。对已失去保存价值的档案材料,必须办理审批手续、并登记造册后方可处理。

  (四)已经归档的基建文件材料需要更改、补充时必须填写更改审查清单,经基建部门分管负责人同意,并在档案备考表内写明修改原因和时间。补充、修改材料应及时整理归档。未经批准,严禁更改已归档的任何基建档案材料。

  五、基建档案的开发利用

  (一)积极开展利用工作,编制检索工具,定期编制基建档案汇编和编辑参考资料,更好为利用者服务。

  (二)基建档案的查、借阅利用按《惠州学院档案利用制度》办理。

  六、基建档案工作岗位责任制

  (一)基建管理部门领导的职责

  1.把基建档案工作全面纳入基建管理工作之中,并监督各有关部门执行。

  2.定期检查,做到各工程项目形成积累基建文件材料与基建工程进展同步。

  3.项目结束后,组织收齐基建档案,审查归档质量是否符合完整、系统、准确的要求。

  4.提出基建档案材料的案卷保管期限和密级。

  5.参加基建档案材料的鉴定工作。

  (二)学院综合档案室职责

  1.贯彻、执行国家有关档案工作的方针政策和法规,制定本学院基建档案工作规章制度。

  2.负责基建档案材料的接收、整理、保管、鉴定、统计、利用等业务工作。

  (三)基建部门兼职档案员职责

  1.负责基建文件材料的形成、积累、保管和整理立卷归档工作,保证文件材料的完整、准确、系统。

  2.根据文件材料不同种类的特征,合理分类存放,便于平时利用和立卷归档。

  3.接受档案部门的业务指导和督促检查,按规定时间向学院综合档案室移交档案。

  七、 本细则自发文之日起执行,惠大发〔 2000〕第 53 号颁发的《惠州大学基本建设类档案管理实施细则》同时废止,本细则由惠州学院综合档案室负责解释。

  附件: 惠州学院基本建设类档案归档范围和保管期限表

  根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、教育部和国家档案局制定的《高等学校档案管理办法》及其《高等学校实体分类法》与《高等学校档案工作规范》等法律、法规,参照国务院批准的《科学技术档案工作条例》等规定,结合学院仪器设备档案工作的实际情况,特制定本实施细则。

  一、仪器设备档案工作的基本原则

  (一)仪器设备档案是指学院固定资产的仪器、设备、在其申购、验收、调试运行、管理、维修、改造、报废等全部活动过程中直接形成的、具有保存利用价值的文字、图表、声像载体材料,以及随机技术文件材料。

  (二)学院对仪器设备档案实行集中统一管理的原则。既便于开发利用,又确保仪器设备档案完整、准确、系统和安全。

  (三)仪器设备档案是国家的重要技术储备,仪器设备档案工作是学院仪器设备管理工作的组成部分和重要环节。必须纳入学院设备管理工作之中,与设备计划管理、设备采购供应和设备使用等工作紧密结合。

  (四)设备管理部门应确定一位负责人分管仪器设备档案工作,并配备兼职档案员,负责设备文件材料的收集、整理、立卷、归档工作。

  二、仪器设备档案归档范围的确定

  (一)确定的原则

  1.归档的设备管理和仪器设备申购、验收、使用、维修、改造各个环节中形成的文件材料,必须对学院和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

  2.归档的文件材料必须反映设备管理和仪器设备项目从申购到改造的全过程,保证完整、准确、系统。

  3.归档的仪器设备文件材料必须遵循其自然形成规律、保持其有机联系,必须与实物一致并有成套性。

  4.作为学院固定资产的各种国产、进口的高、精、尖、新的仪器设备,均须归档。

  5.作为学院固定资产的单价 5 万元以上、成套设备价值 10 万元以上的仪器设备,其档案均须归档,价值在此规定以下的设备,由资产设备管理部门向学院综合档案室报送设备档案目录。

  (二)归档的主要内容和重点

  1.归档的主要内容包括综合管理,仪器设备项目的依据性材料、合同、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等六个方面,具体范围见附件。

  2.归档的重点是仪器设备项目,特别是单价 10 万元以上或批量(项目) 30 万元以上的、以及有特殊规定的仪器设备,其各个环节形成的不同载体的文件材料,有图样的包括全套随机图样。

  3.学院自制、作为学院固定资产符合建档条件的仪器设备,除研制文件材料作为科研成果归入科研类档案外,其余均按仪器设备类档案要求处理。

  (三)不归档的文件材料

  1.上级普发(非专指高校)、不办的文件;

  2.未定稿的管理性文件材料;

  3.未生效的合同、 协议书;

  4.重份文件、院内单位发来的文件;

  5.仪器设备广告、宣传材料、定货会、展销会宣传品。

  以上某些文件如认为必要,也可有选择地作为资料暂存。

  三、仪器设备档案的归档要求与立卷方法

  (一)设备文件材料的形成与积累

  1.学院设备管理部门是学院设备文件材料的形成积累、汇总部门,必须有兼职档案员集中管理本学院的设备文件材料。学院的设备计划、采购供应、使用单位都应指定专人负责设备文件的收集、积累、管理工作。

  2.从申购设备到验收完毕(进口设备到索赔期满)过程中的管理性文件和技术性文件,均归口设备管理部门负责收集、积累,过程结束后按有关规定移交档案部门。

  3.设备保管使用部门要负责设备随机文件材料以及设备开箱、调试验收、使用记录等文件材料的收集、积累并及时整理登记,移交设备管理部门。

  4.重大设备的开箱验收必须有学院综合档案室参加,或由综合档案室委托资产设备管理部门兼职档案员(或指定人员)参加,对照归档材料进行审查验收。监督、检查、指导设备文字材料和技术文件的清点、验收工作,并在验收记录上签字、盖章。对文字材料和技术文件不全的设备,有权拒绝签字并通知财务部门暂缓结算,待设备定购部门让厂家补齐后,方可办理相应手续。

  5.设备保管使用部门兼职档案员应负责做好设备文件材料的积累、整理分类、编目、装订、保管工作,并按要求向学院综合档案室移交案卷目录。

  6.学院综合档案室随时了解、督促、检查、指导兼职档案员做好设备文件材料的积累工作,重大项目在验收前一个月应做好归档预检工作。

  7.学院各级设备使用单位的负责人,要认真抓好设备文件材料的形成、积累、管理工作,科技人员和实验人员要爱护设备的技术文件,对设备的使用、维修、改造做到有活动就有完整的记录,确保设备文件的完整、系统、准确。

  8.设备文件材料,必须用钢笔书写,严禁用圆珠笔、 水彩笔。要求字迹工整,图样清晰。

  9.设备文件材料一般归档一份,重要和经常使用的应酌加副本。

  (二)整理组卷

  1.设备验收完毕和进口设备索赔期满后,设备管理部门兼职档案员应及时将形成的设备管理文件材料整理组卷。

  2.根据设备技术文件材料的形成规律及其内容、价值、数量和载体形成等实际情况,坚持文件之间有机联系和便于利用查找的组卷原则,将每项设备的文件材料进行系统整理,组成一个或若干个案卷。

  3.将反映设备购置概况的重要文件材料,如申购报告、批复文件、论证文件、投资文件、订购合同、验收报告、索赔文件等整理成案卷,排放在案卷之首,其余设备技术文件材料按设备工作程序及重要程度,依次系统排列;文字材料在前,图表在后。

  4.设备文件材料中的非纸质载体材料,除密不可分者外,应放入特殊载体档案的专柜保管,并标明参见号。

  5.拆除卷内文件中的金属物,用线装订;对破损的文件材料进行修补。图件按卷盒规格叠成手风琴式。对用卷盒保管有困难的,可按其自然状态保管。

  6.全部设备文件无论单面或双面只要有书写符号,每面均为一页,每卷页号均从 1 开始,页号位置在非装订线一侧下角;对不装订的案卷,则在每件文件加盖上有单位名称、档号、件号的戳记章并依次编写件号。

  7.案卷标题要简明、准确。对进口设备的外文案卷标题,控制在 100 个字符以内。认真填写档案卷内目录和备考表。卷内目录放在卷内材料首页之前,备考表放在卷内材料尾页之后。

  8.确定设备档案卷内文件的保管期限,定为长期(十六至五十年)与设备共存两种。

  9.设备档案材料原则上无密级。如自制设备的科研部分设定密级的则随科研成果归档科研档案。

  (三)归档验收

  1.设备管理部门的兼职档案员,填写移交目录。内容包括设备文件材料名称、份数、移交时间。移交目录一式二份。将移交目录连同案卷送单位负责人审查,再向学院综合档案室归档,归档时双方签字,各持一份备查。

  2.设备档案的归档时间为设备验收完毕投入使用后次年的一季度,引进设备为索赔期满后 2 个月。

  四、仪器设备档案的管理

  (一)学院综合档案室负责对设备档案进行分类、编目、登记、编制检索工具和提供利用。

  (二)保管期限和保密期限已满的设备档案,须由档案室与设备管理部门、设备保管使用单位共同组成的鉴定小组鉴定后,做出处理决定。

  (三)已建立档案的仪器设备,如需降档使用、调拨出校或报废时,由学院档案室与设备管理部门、设备保管使用单位共同组成的鉴定小组鉴定后,确定接收到综合档案室或销毁或随机调出。

  五、仪器设备档案的开发利用

  (一)综合档案室要定期编制设备档案目录和编辑参考资料,积极为利用者提供服务。

  (二)仪器设备档案的查、借阅利用按《惠州学院档案利用制度》办理。

  六、 仪器设备档案工作岗位责任制

  (一)设备管理部门领导职责制定和健全有关的管理制度,确保设备档案工作人员全面纳入设备计划、采购、管理工作之中,并监督各部门执行。

  (二)学院综合档案室职责

  1.根据国家有关档案工作的方针、政策和法规,制定本单位设备档案工作各项管理制度。

  2.负责设备档案的接收、整理、保管、组织鉴定、统计和利用等业务工作。

  3.遵守国家有关法规,保证设备档案的机密和档案的安全,维护本单位和科技人员的合法权益。

  (三)设备使用部门领导职责

  1.建立健全本部门设备文件材料的保管制度,确保设备文件材料的完整、准确、系统,检查督促使用设备人员坚持设备使用,维修、检修工作记录,并使之制度化。

  2.指导本单位设备文件材料的形成积累工作,检查兼职档案员的组卷归档移交工作。

  3.参加设备档案的鉴定工作。

  (四)兼职档案员职责

  1.督促科技人员养成积累设备文件材料并定期收集的行为。

  2.按设备计划、采购供应工作的程序,形成、积累设备管理技术文件材料。设备验收或索赔结束后整理移交设备管理使用部门。

  3.认真做好设备随机文件材料和设备使用、维修、检修、改造工作形成的技术文件的清点、组卷工作,并按规定向院综合档

案室移交档案。

  七、 本细则自发文之日起执行,惠大发〔 2000〕 第 53 号颁发的《惠州大学仪器设备类档案管理实施细则》同时废止,本细则由惠州学院综合档案室负责解释。

  附件:惠州学院仪器设备类档案归档范围和保管期限表

  根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国著作权法》,教育部和国家档案局制定的《高等学校档案管理办法》及其《高等学校实体分类法》与《高等学校档案工作规范》等法律、法规,参照国务院批准的《科学技术档案工作条例》和国家出版局、国家档案局《出版社书稿档案工作规定》等规定,结合学院出版类档案工作的实际情况,特制定本实施细则。

  一、出版类档案工作的基本原则

  (一) 学院在编辑出版报纸、刊物、图书、音像等出版物活动中直接形成的具有保存利用价值的文字、图表及声像等载体材料,均属出版档案。

  (二) 出版档案必须实行集中管理,以确保其完整、系统、准确和安全,方便开发利用。

  (三) 出版档案是国家科学文化和学院教学科研发展的历史记录,是高等学院档案的重要组成部分。出版档案工作要纳入出版编辑单位的管理制度,纳入出版工作计划和规划,纳入各部 (室)负责人和责任编辑、出版印制人员的职责范围,出版、编辑部门在布置、检查、总结、验收工作时,要同时布置、检查、总结、验收出版档案工作。

  (四) 学报编辑部、宣传部及有出版刊物的各系、部、所,要有一位负责人分管出版档案工作,并确定适当兼职档案人员,认真做好出版档案的收集、整理、立卷、归档工作。

  二、出版档案归档范围的确定

  (一)确定的原则

  1.归档的出版文件材料必须反映编辑出版管理职能和出版活动的全过程,保证完整、准确、系统。必须对学院和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

  2.归档的出版文件材料必须遵循其自然形成规律,保持有机联系,特别注意出版材料的成套性特点。

  (二)归档的主要内容和重点

  1.归档的主要内容包括综合管理、出版物的编审、出版等方面的内容,具体范围见附件。

  2.归档的重点是出版活动各个阶段形成的不同载体、 不同形式的文件材料,尤其是出版物本身。

  (三)不归档的文件材料

  1.上级机关有关出版的普发(非专指高校)、不需办的文件;

  2.未生效的合同、协议书;

  3.不退、不用的稿件,非定稿的稿件;

  4.重份文件;

  5.无查考价值的事务性、临时性函件;

  6.院外单位交换来的材料。

  以上某些文件如认为必要,也可有选择地作为资料暂存。

  三、出版档案的归档要求与立卷方法

  (一)材料的形成与积累

  1.出版物出版前,责任编辑应注意归档材料的积累和保管,保证归档材料的完整齐全、系统和准确。

  2.出版物出版后,责任编辑必须将归档材料加以整理,按彼此间的自然联系进行系统排列,放入案卷内,拟出标题,编好卷内目录,连同原稿、清样、样书(均须写入目录内),顺序放入袋内。

  (二)立卷方法

  1.出版档案以出版物名称立卷,一书一刊组成一卷或数卷,期刊视情况几期一卷,注意分清年度,不可混年立卷。

  2.出版档案内的原稿、清样,均须除去金属物,修补破损处,用线装订。

  3.卷内材料以左下方对齐,在左侧装订。装订线外有重要批注者,须进行贴边处理。

  4.出版档案案卷标题以书籍著(译)者,书名为标题,刊物以刊名加刊期为标题。

  (三)归档验收

  各编辑部的兼职档案员应在次年 5 月底前,将上年度应归档的出版档案,集中向院综合档案室移交,移交时填写移交目录一式二份,双方各执一份。

  四、出版档案的管理

  (一)学院综合档案室负责对出版档案的接收、分类、整理、登记、编制检索工具和提供利用。

  (二)根据出版档案的历史价值、科学价值和使用价值,保管期限划分为永久、长期和短期三种。

  (三)出版档案保管期满和保密期满,须经院档案鉴定小组鉴定,根据价值和需要,对保管期限的升降,或延长,或销毁,做出处理决定。

  (四)音像出版物的纸质和非纸质部分,编制相同档号,分柜存放。

  五、出版档案的开发利用

  (一)编制检索工具。定期编制出版档案汇编或内容摘要供利用与交流。

  (二)出版档案的查、借阅利用按《惠州学院档案利用制度》办理。

  六、 出版档案工作岗位责任制

  (一)编辑部门领导职责

  1.在组织编制出版物的长远规划和年度计划时,要把档案工作列为重要内容。

  2.制定和健全有关管理制度,确保出版档案工作能纳入管理工作中,并督促各科、室负责人和责任编辑执行。

  (二)编辑部门负责人职责

  1.把建立和做好出版档案工作列为室(科)的重要工作内容之一,对体人员提出要求,定期检查,做到档案材料的形成积累与出版工作同步。

  2.审查责任编辑对出版档案材料收集是否完整、系统、准确。组卷是否符合要求,保管期限是否定得恰当,并签注意见。

  (三)编辑部门责任编辑职责

  1.负责所编辑的书刊应归档的材料、样书的收集、整理工作,并送负责人审查。

  2.负责向所在编辑部门的兼职档案员办理归档手续。

  (四)编辑部门档案员职责

  1.在部门负责人的领导下,指导、监督、协助责任编辑做好出版档案材料的平时积累工作。

  2.会同室(科)主任检查、接收责任编辑归档的案卷是否完整、系统、准确,组卷是否符合要求,经检查合格并办理移交手续后,发给凭据始可给作者汇出稿费。

  3.将已收集的案卷,按规定装订后,于每年五月底以前集中向综合档案室办理移交手续。

  4.完成院综合档案室委托办理的其他有关业务。

  (五)学院综合档案室职责

  1.指导、监督、检查、协助出版部门做好出版物文件材料的形成、积累和整理归档工作。

  2.负责出版档案的接收、保管、鉴定、统计、利用等业务工作。

  七、 本细则自发文之日起执行,惠大发〔 2000〕 第 53 号颁发的《惠州大学出版类档案管理实施细则》同时废止,本细则由惠州学院综合档案室负责解释。

  附件:惠州学院出版类档案归档范围和保管期限表

  根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、教育部和国家档案局制定的《高等学校档案管理办法》及其《高等学校实体分类法》与《高等学校档案工作规范》等法律、法规,参照国务院批准的《科学技术档案工作条例》和国家档案局《机关档案工作业务建设规范》等规定,结合学院外事类档案工作情况,特制定本实施细则。

  一、外事档案工作的基本原则

  (一)学院外事档案指的是学院与境外高等院校、科技机构及个人在教育、科研合作、学术交流、人才交流、友好往来等各项涉外活动中直接形成的具有利用保存价值的文字、图表及声像载体材料。

  (二)学院在涉外活动中形成的外事档案,是学院全部档案的重要组成部份,应实行集中统一管理,确保完整、系统、准确和有效利用。

  (三)学院外事管理部门,应将外事档案工作纳入外事工作计划、管理制度之中,负责落实到有关部门外事人员的职责范围。做到与布置、检查、总结外事工作同步进行。

  (四)学院外事管理部门要有一位领导分管外事档案工作,并确定兼职档案员,负责做好外事档案的收集、整理、立卷、归档工作。

  二、外事档案归档范围的原则和主要内容

  (一)归档范围的原则

  1.归档的外事管理和外事活动中形成的文件材料,必须对学院和社会当前和长远具有参考价值和凭证作用。

  2.归档的外事文件材料,必须反映学院外事管理,反映学院与境外高校的教学、科研合作、学术交流及友好往来等涉外活动的全过程,保证其完整、准确、系统。

  3.归档的外事文件材料必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系,体现学院涉外工作的职能和特点。

  (二)归档的主要内容

  1.归档的主要内容包括综合管理、出国(境)、境外教师来院任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际会议、国际合作、科技合作、留学生工作等方面。具体范围见附件。

  2.学院师生在境外获得的证书、奖状、奖章、奖品等,归档方式可存原件,或复印、影印件。国外团体或个人赠送给学院的纪念品、 礼品等,有保存价值的应归档,若不宜长久保存的,可存影印件和清单。

  3.归档的重点应是属重大涉外和国际合作、科研合作、留学生工作等活动中形成的各种载体文件材料。

  (三)不归档的文件材料

  1.上级关于外事工作普发(不专指高校)、不办的文件;

  2.未定稿的各种文件;

  3.未生效的合同、协议书;

  4.无查考利用价值的一般性、临时性函件;

  5.重份文件,院内各单位发来的文件;

  6.与院外单位交换来的材料。

  以上某些文件如认为必要,也可有选择地作为资料暂存。

  三、外事档案的归档要求与立卷方法

  (一)外事文件材料的形成积累

  1.学院外事管理部门是学院外事管理及涉外教学的归口部门,在来院、出国(境)、国际合作、国际会议等活动结束后,负责将与此项工作有关的单位形成的各种外事文件材料收集、汇总。一般的归档一份,重要的和经常使用的应酌加副本。

  2.归档的外事文件,必须用钢笔或毛笔书写,字迹工整、图样清晰。

  3.出境人员应在两个月内,将参加涉外活动形成的文件材料整理、立卷,送交外事管理部门审核后交学院综合档案室并经验收合格,出具证明,财务部门方可准予报账结算,师资部门才准予报到上班。

  4.聘请境外专家、学者、教师(含客座教师)来校任教、讲学、研究的系、所、中心,在任教、讲学、合作研究结束时,应将须归档的文件材料收集、整理、立卷后送国际交流与合作办公室审核,然后移交学院综合档案室。

  5.接待境外专家、学者来院访问和作学术报告的部门须将该归档的文件材料收集、整理、立卷后送国际交流与合作办公室,审核后移交学院综合档案室。

  6.接收境外留学生和授予境外学者、著名人士名誉技术职称的有关材料,由国际交流与合作办公室收集整理、立卷后向学院综合档案室移交。

  (二)整理组卷

  1.根据外事文件材料的形成规律以及内容、价值、数量、密级和载体等实际情况,保持文件材料之间有机联系和便于查考利用的组卷原则,以内容为主,将每组外事文件材料进行整理,组成一个或数个案卷。

  2.对来院、出国(境)和国际合作、国际会议的文件材料中,上级文件、请示报告、上级批复与国外来往信函等准备阶段的材料,按年度分类组卷,将国内和国(境)外活动期间形成的材料及派出回国后的综合性材料按活动性质,分类组卷,各阶段密不可分的材料按正件在前,附件在后;印件在前,原稿在后;批复在前,请示在后排列。

  3.外事文件材料,采用卷皮或卷盒方式保管,可以整卷装订,可以组成薄卷,也可以每件文件装订后装盒保管。

  4.幅面大于卷皮或卷盒(袋)的文件材料要进行手风琴式的折叠。除与文字材料密不可分者外,其余声像载体的材料、礼品实物,应保持其原状,另行专柜保管,档号与文字材料一致。

  5.以案卷形式保管的外事文件材料,按顺序编号页码,无论单面或双面只要有书写符号的文件材料,每面均为一页,每卷页号均从 1 开始,页号位置标在非装订线一侧的下角。以盒(袋)装形式保管的外事材料,以件为单位,在每件文件材料的右上角盖上有单位名称、档号、件号的戳记章,并逐项填写。

  6.外事管理部门要进行归档前的鉴定工作,按规定提出每个案卷内部文件的保管期限和密级的意见,经单位主管领导同院综合档案室协商后确定。

  (三)归档验收

  1.由归档人员填写归档说明书,说明书放在第一卷的卷内目录之前。

  2.移交档案时交接双方必须当面检查验收,凡不符合要求者,学院综合档案室应拒绝接收,要求限期补正。

  3.移交时填写移交目录,移交目录一式二份,双方各执一份备查。

  4.外事档案在次年 5 月底前归档。

  四、外事档案的管理

  (一)院综合档案室负责对外事档案的接收、分类、整理、登记、编制检索工具和提供利用。

  (二)根据外事档案的历史价值、科学价值和使用价值,将保管期限划分为永久、长期和短期三种。

  (三)外事档案保管期限和保密期限已满,须经院档案鉴定小组鉴定,作出处理决定。

  五、外事档案的开发利用

  (一)编制检索工具,开展外事档案汇编和编辑参考资料,积极为利用者提供服务。

  (二)外事档案的查、借阅利用按《惠州学院档案利用制度》办理。

  六、外事档案工作岗位责任制

  (一)与外事活动有业务联系的各部门领导职责

  1.重视和健全有关的管理制度,确保外事档案工作全面纳入本部门工作之中,并认真执行;

  2.按本部门外事业务活动的程序、形式、积累收集外事文件材料。在工作结束后,将材料汇集、检查,送交外事管理部门。

  (二)学院外事管理部门领导职责

  1.制定和健全外事工作管理制度,确保外事文件材料的形成积累,将外事档案工作纳入外事管理之中,并监督部门执行。

  2.指导、监督按外事活动的程序,将整个活动中形成积累的外事文件材料整理组卷,按期向学院综合档案室移交。

  (三)外事管理部门档案员职责

  1.在部门负责人的领导下,做好外事档案材料的平时积累工作;

  2.会同部门领导,检查与外事活动有关单位交来的外事文件材料是否完整、系统、准确,经检查合格后再办理移交手续。

  3.将收集、积累的外事文件材料,整理组卷装订,并及时向综合档案室移交。

  (四)学院综合档案室职责

  1.监督、指导、检查外事部门作好外事科技文件材料的形成、积累、整理、归档工作,检查验收外事档案是否完整、准确和系统;

  2.负责外事档案的业务工作;

  3.积极开发利用外事档案资源,充分发挥其作用;

  4.遵守国家有关法规,保证外事档案的安全。

  七、 本细则自发文之日起执行,惠大发〔 2000〕第 53 号颁发的《惠州大学科学技术研究类档案管理实施细则》同时废止,本细则由惠州学院综合档案室负责解释。

  附件:惠州学院外事类档案归档范围和保管期限表

  根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、教育部和国家档案局制定的《高等学校档案管理办法》及其《高等学校实体分类法》与《高等学校档案工作规范》等法律、法规,参照财政部、国家档案局的《会计档案管理办法》以及《中华人民共和国会计法》等规定,结合学院财会类档案工作情况,特制定本实施细则。

  一、财会档案工作的基本原则

  (一)学院财会档案,是指在经济活动中,通过会计核算形成的、经过整理归档保存起来的会计凭证、会计账簿、会计报表等专业材料。它是记录和反映学院经济业务的重要证据,是学院档案的重要组成部分。

  (二)财会档案必须实行集中统一管理,以确保其完整、准确、系统和安全、便于开发利用。

  (三)财会档案工作必须纳入财会部门管理制度,纳入财会工作计划、规划,纳入财会部门人员的岗位责任制。在布置、检查、总结、验收财会工作的同时,要同时布置、检查、总结、验收财会档案工作。

  二、财会档案归档范围的确定

  (一)确定的原则

  1.归档的财务工作管理和会计活动中形成的文件材料,必须对学院和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

  2.归档的财会文件材料,必须反映财务管理、会计活动的全过程,保证完整、准确、系统。

  3.归档的财会文件材料,必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系,充分考虑财会档案的类型特点。

  (二)归档的主要内容和重点

  1.归档的主要内容包括综合管理、会计凭证、会计账簿、会计报表、工资清册等方面。具体范围见附件。

  2.归档的重点是会计活动中各个阶段形成的不同类型的具有长期保存价值的文件材料。

  (三)不归档的文件材料

  1.上级有关财务的普发性(非专指高校)、不办的文件;

  2.未定稿的文件;

  3.重份文件及院内其他单位发来的文件;

  4.未生效的合同、协议、单据;

  5.无查考利用价值的一般性、临时性文件;

  6.与院外单位交换来的材料(可作资料保存)。

  三、财会档案的归档要求与立卷方法

  (一)财会档案的形成积累

  1.学院财会部门领导,在制定财会计划时,要向会计经办人员布置形成积累财会材料的任务,确定本部门的兼职档案员。

  2.财会部门的兼职档案员,要督促会计承办人员,做好平时材料的收集、积累、注意材料的完整、系统和准确。

  (二)整理组卷

  1.坚持财会文件材料形成部门立卷归档的原则,财会部门兼职档案员负责将积累的文件组卷成册,向学院综合档案室移交。

  2.遵循会计核算材料的形成规律和特点,保持其有机联系,便于保管和利用的组卷原则,将归档的会计核算材料收集齐全、完整,根据各类材料的时间顺序、内容价值、数量、保管期限分别整理组卷。

  3.按照会计年度时间进行组卷,不同年度的会计核算材料不能放在一起立卷。

  4.财会部门将各种记帐凭证按时间顺序整理,组成一卷或多卷,每卷不超过 200 页,厚度 2cm 为宜。

  5.编写页号,每卷页号从 1 开始,位置在书写文字的页上非装订线一侧的下角。

  6.备考表记载案卷内材料的缺损、修复、补充、移出、损毁等需要说明的情况。

  7.案卷采三孔一线的方法,粗线装订成册。卷内材料以左下方对齐,在左侧装订。若装订线处有重要批注者,须进行贴边处理。

  (三)归档验收

  1.当年产生的会计材料,财会部门应于次年第一季度内整理组卷,请院综合档案室进行审查。

   2.财会部门移交财会档案时间:当年财会档案,在会计年度终了后可暂由财会部门保管二年,期满后的次年 5 月底前由财会部门的兼职档案员,将应归档的财会档案编制移交目录一式二份送领导审核签字后,连同案卷集中向学院综合档案室办理移交手续。